Ben jij benieuwd hoe je tijdens of na jouw projecten het beste kan evalueren? In dit artikel behandelen we alle belangrijke informatie die je moet weten over het evalueren van een project en daarnaast kan je ons gratis template downloaden.
Wat is een project evaluatie?
Een project evaluatie kan op twee manieren plaatsvinden:
- Een evaluatie plan is een document dat de oorspronkelijke doelstellingen, methoden en successcriteria controleert en daarmee de effectiviteit van een project vastlegt. Is het project een succes geweest?
- Een evaluatie van de samenwerking is een terugblik op hoe men heeft samengewerkt. Het doel is om te identificeren wat al goed gaat, maar ook waar nog ruimte is voor verbetering. Deze kennis neem je mee in een volgend project
Belangrijke elementen van een evaluatie zijn onder andere het vaststellen van wat je wil evalueren, het bepalen van de evaluatiemethoden en het plannen van wanneer en hoe de evaluatie zal plaatsvinden.
Waarom is een evaluatie belangrijk?
Een evaluatie is essentieel bij projectmanagement omdat het dient als een blauwdruk voor de beoordeling en controle van het project. Door het opstellen van een evaluatieplan kunnen projectmanagers ervoor zorgen dat het project op koers blijft en eventuele problemen tijdig worden geïdentificeerd en aangepakt.
Bij voorkeur stel je het evaluatieplan al op vóórdat je project begint. Door van te voren op te schrijven op welke onderdelen je je project wil toetsen krijg je tijdens het project é achteraf een eerlijkere evaluatie.
Als voorbeeld: stel dat jouw team in het verleden te weinig communiceerde en elkaar te weinig opzocht op kantoor, dan kan een punt om te evalueren de communicatie in het team zijn. Je zou betrokkenen zelfs kunnen vragen om communicatie een cijfer te geven op evaluatiemomenten. Hierdoor kan je in de gaten houden in hoeverre communicatie verbetert. Idealiter evalueer je tijdens én na het project. Dan zie je als het goed is een stijgende lijn in hoe er wordt gecommuniceerd.
Daarnaast kan een evaluatie helpen om het project te verbeteren door lessen te leren uit eerdere fouten en successen. Het stelt projectteams in staat om feedback te verzamelen van alle betrokkenen en deze te gebruiken om toekomstige projecten te optimaliseren en de algehele projectprestaties te verbeteren. Het doel hierbij is om samen elke keer een stukje beter te worden.
Soorten evaluatie methoden
Er zijn verschillende soorten methoden om te kunnen evalueren.
Kwalitatieve evaluatie methoden
Door middel van kwalitatieve evaluatie methoden kunnen projectmanagers inzicht krijgen in de impact van hun beslissingen en acties op het project.
Een van de meest gebruikte kwalitatieve evaluatie methoden is interviewen van stakeholders, waarbij feedback wordt verzameld over het project en verbeterpunten worden geïdentificeerd. Dit zijn vaak (deels) open vragen waarbij de geinterviewde zijn of haar ongezouten mening mag geven.
Daarnaast kunnen ook focusgroepen worden ingezet om diepgaande discussies te voeren over specifieke aspecten van het project. Door mensen samen te laten praten over 1 onderwerp krijg je vaak meer informatie boven tafel dan vanuit een individu.
Observatie van teamleden en hun interacties kan ook waardevolle inzichten opleveren over de dynamiek binnen het projectteam. Dit klinkt als spioneren of stalken maar dat is niet het doel. Door mensen in hun natuurlijke gedrag te observeren zal je eerlijkere waarnemingen kunnen doen dan wanneer je hen vraagt naar hun mening. Het risico bij vragen is dat je een sociaal gewenst antwoord krijgt, of dat er miscommunicatie ontstaat.
Kwantitatieve evaluatie methoden
Door middel van kwantitatieve evaluatie methoden kunnen projectmanagers de prestaties van het project analyseren, mogelijke risico’s identificeren en de financiële aspecten van het project beheren.
Het gebruik van data en cijfers stelt managers in staat om objectieve analysis te doen en daardoor objectievere beslissingen te nemen in een project.
Een veelgebruikte kwantitatieve evaluatie methode is het gebruik van KPI’s (Key Performance Indicators) om de prestaties van het project te meten en te vergelijken met de gestelde doelen. Door het instellen van meetbare doelstellingen kunnen projectmanagers de voortgang van het project monitoren en tijdig bijsturen indien nodig.
Als voorbeeld: stel dat je in de supermarkt werkt dan wordt er meestal van je verwacht dat je 1 container met eetwaren vult per uur. Dat is een objectieve graadmeter om te beoordelen of iemand zijn of haar werk goed doet.
Een voorbeeld uit het bedrijfsleven is vaak omzet of marge. Als een bepaald bedrag aan omzet of marge is behaald, is het project succesvol.
Mixed-methods evaluatie
De mixed-methods evaluatie methode combineert zowel kwalitatieve als kwantitatieve benaderingen om een holistisch beeld te krijgen van het project en de resultaten ervan.
Door gebruik te maken van zowel interviews, surveys en data-analyse kunnen projectmanagers een dieper inzicht krijgen in de effectiviteit van hun projecten. Het stelt hen in staat om niet alleen harde cijfers te gebruiken, maar ook de menselijke aspecten en ervaringen te begrijpen die van invloed zijn op het succes van het project.
Ga voor deze methode als je een compleet beeld wil hebben van wat er gebeurt in je project.
Gratis Templates Manageproject
Manageproject is een platform dat ontwikkeld is voor projectmanagers, door projectmanagers. We genereren verschillende documenten tijdens onze taken. Projectmanagers staan bekend om hun behulpzaamheid, daarom stellen we onze documenten graag ter beschikking om tijd te besparen en dubbel werk te voorkomen.
Project evaluatie template
Hieronder zie je een afbeelding van het Evaluatie van een samenwerking template van Manageproject.nl.
Klik op de groene knop om je aan te melden en het template gratis te downloaden.
Gratis Downloaden
✔ 45+ gratis templates
✔ Regelmatig nieuwe templates
✔ Onbeperkt downloaden
Geen template voor een evaluatieplan met doelstellingen?
Dat klopt. Op dit moment bieden wij geen template aan om de doelstellingen en KPIs van een project te evalueren.
De reden daarvoor is eenvoudig. Voorkom dubbel werk!
Wij bieden allerlei documenten aan waarbij je de doelstellingen, methoden en successcriteria goed kan uitwerken voor aanvang van een project en kan updaten tijdens je project.
Voorbeelden daarvan zijn:
- Een Balanced Scorecard
- Een Implementatieplan
- Een Project Charter
- Een Project Initiatie Document
- Een Project Plan
- Een Project Scope
- Een Proof of Concept
Wij adviseren die documenten periodiek te evalueren. Bijvoorbeeld elke 2 maanden en bij het einde van elk project. Blik terug op het plan dat je oorspronkelijk bent aangegaan en evalueer of dat plan is gelukt.
Het is niet nodig om óók een los evaluatieplan aan het begin van een project op te stellen als je een van de bovenstaande werkdocumenten al in gebruik hebt. Maak het jezelf niet te moeilijk.
Hoe stel je een evaluatieplan op?
Als je een evaluatieplan wil opstellen, zijn er een aantal stappen die je kunt volgen.
Nogmaals: probeer hier al over na te denken bij het opstellen van een project plan, scope of implementatieplan. Daarmee voorkom je dubbel werk en maak je het jezelf later makkelijker.
Bepaal de doelstellingen
Door duidelijke doelstellingen te formuleren, wordt het makkelijker om te bepalen welke aspecten van het project, programma of proces later geëvalueerd moeten worden.
Wij gaven eerder het voorbeeld van communicatie in het team. Als dit een verbeterpunt is dan wil je dat communicatie in elke evaluatie beoordeeld wordt.
Doelstellingen kunnen onder meer betrekking hebben op de effectiviteit, efficiëntie, relevantie en duurzaamheid van de activiteiten.
Het is belangrijk om specifieke en meetbare doelstellingen op te stellen, zodat de evaluatie resultaten oplevert die waardevol zijn voor het verbeteren van de activiteiten. Als voorbeeld kan je je team vragen om communicatie een cijfer te geven van 0 tot 10.
Je kan ook afspraken maken over het cijfer waarmee je tevreden bent. Als communicatie verschikkelijk was dan is een 6 of 7 misschien al heel mooi. Als communicatie niet slecht was, maar het team meerdere trainingen voor communicatie heeft gedaan dan wil je waarschijnlijk stijgen van een 7 naar een 9.
Door doelstellingen vóóraf te identificeren en te prioriteren, kan een evaluatie gericht worden op de belangrijkste aspecten die inzicht kunnen geven in de prestaties en impact van het project.
Stel dat je een software product ontwikkelt, dan is de belangrijkste doelstelling waarschijnlijk de prestatie en gebruikerservaring van de software. Prioriteer je evaluatie daar dan ook op: stel meerdere vragen over de gebruikservaring en stel die als eerste in je evaluatie. Bewaar minder belangrijke vragen voor later in de evaluatie of sla die over.
Kies de juiste evaluatiemethoden
Het is belangrijk om te bepalen welke methoden en instrumenten het meest geschikt zijn voor het evalueren van het specifieke programma of project dat wordt beoordeeld. Met onderstaande factoren moet rekening worden gehouden bij het kiezen.
Doel van de evaluatie
Het is belangrijk om het doel van de evaluatie duidelijk te definiëren voordat een evaluatiemethode wordt gekozen. Gaat het om het meten van prestaties, het verbeteren van processen of het beoordelen van competenties?
Als je prestaties van het project wil beoordelen kan je reflecteren op de oorspronkelijke doelstellingen. Als je processen en manier van samenwerken wil beoordelen kan je het template in dit artikel gebruiken. Om een persoon te beoordelen op competenties is een persoonlijke evaluatie nodig. Daar bieden wij helaas nog geen tips of templates voor aan.
Beschikbare middelen
Het is essentieel om rekening te houden met de beschikbare middelen, zoals tijd, budget en expertise, bij het kiezen van een evaluatiemethode. Een uitgebreide methode zoals 360-graden feedback kan bijvoorbeeld meer tijd en geld kosten dan een eenvoudige enquête.
Betrouwbaarheid en validiteit
Het is belangrijk om te controleren of de gekozen evaluatiemethode betrouwbaar en valide is voor het beoogde doel. Dit betekent dat de methode consistent moet zijn en daadwerkelijk meet wat het claimt te meten.
Acceptatie en feedback
Tot slot is het van belang om te overwegen hoe de evaluatiemethode zal worden geaccepteerd door de deelnemers en hoe zij om zullen gaan met de feedback die zij ontvangen. Het is belangrijk dat de methode eerlijk en respectvol is voor alle betrokkenen.
Stel een tijdschema op voor de evaluatie
Een goed tijdschema kan helpen om de evaluatie efficiënt en effectief uit te voeren. Het is belangrijk om realistische deadlines te stellen en voldoende tijd in te plannen voor het verzamelen en analyseren van gegevens. Door een duidelijk tijdschema op te stellen, kunnen alle betrokkenen weten wat er van hen wordt verwacht en kan de evaluatie soepel verlopen.
Vraag de teamgenoten bijvoorbeeld om het evaluatie document binnen 1 week in te vullen. Plan daarna direct de meeting in om door de resultaten heen te lopen.
Het tijdschema moet flexibel genoeg zijn om eventuele vertragingen of wijzigingen in de planning op te vangen. Door regelmatig de voortgang te evalueren en waar nodig aanpassingen te maken, weet je zeker dat je voldoende input op haalt bij het team met gezonde regelmaat.
Verzamelen en analyseren van data
Zonder relevante en betrouwbare gegevens is het moeilijk om een objectieve beoordeling te maken van een bepaald programma of project.
Het verzamelen van data kan op verschillende manieren gebeuren, zoals door middel van surveys, interviews, observaties, of het analyseren van bestaande documenten en rapporten. Daar bovenop is een grondige data-analyse onmisbaar om de verzamelde informatie te interpreteren en te begrijpen.
Rapporteren en presenteren resultaten
Door de resultaten op een duidelijke manier te presenteren, kunnen betrokkenen inzicht krijgen in de effectiviteit van het programma of project dat wordt geëvalueerd. Het rapporteren van evaluatieresultaten helpt bij het identificeren van sterke punten en verbeterpunten, wat vervolgens kan worden gebruikt bij het opstellen van een evaluatie.
Het belang van het regelmatig bijstellen
Het regelmatig bijstellen van het projectlan is van essentieel belang om ervoor te zorgen dat doelen en doelstellingen worden behaald.
Daarmee bedoelen wij: evalueer elk kwartaal en aan elk eind van je project je projectplan. Zit je team nog op koers of moet je bijstellen? Bijstellen kan nodig zijn in mensen, in benodigde tijd, maar ook in verwachte uitkomst.
Door regelmatig te evalueren kunnen eventuele knelpunten of problemen vroegtijdig worden geïdentificeerd en aangepakt. Op deze manier kan er tijdig worden bijgestuurd om ervoor te zorgen dat het project op schema blijft.
Een projectplan dat niet regelmatig wordt bijgesteld, loopt het risico om achterhaald te raken en niet meer effectief te zijn. Door een plan regelmatig te evalueren en aan te passen aan de veranderende omstandigheden, kan worden gegarandeerd dat het project succesvol wordt afgerond.
Daarnaast kan het bijstellen van het plan ook leiden tot nieuwe inzichten en verbeteringen. Door continu te kijken naar wat wel en niet werkt, kan het project en de uitkomst ervan steeds verder worden geoptimaliseerd.
Evaluatieformulieren bij een project
Een evaluatieformulier is een formulier die wordt gebruikt om de prestaties, resultaten en processen van een project te beoordelen en te analyseren. Het biedt projectmanagers en teamleden de mogelijkheid om feedback te geven over het verloop van het project en om verbeterpunten te identificeren voor toekomstige projecten.
Een evaluatieformulier of enquête is een datagedreven manier om ervaringen van anderen op te vragen. Wij moedigen daarom altijd aan om een evaluatie deels met een enquête of invulformulier te doen.
Het doel van een evaluatieformulier is om de efficiëntie en effectiviteit van een project te meten en te verbeteren. Door regelmatig gebruik te maken van evaluatieformulieren kunnen projectteams hun samenwerking verbeteren, de communicatie optimaliseren en de algehele projectresultaten maximaliseren.
Verschillende soorten formulieren
Er zijn verschillende soorten evaluatieformulieren die gebruikt kunnen worden bij projectmanagement. Deze formulieren helpen bij het beoordelen van het project en het verkrijgen van feedback van alle betrokken partijen.
Een veelgebruikt evaluatieformulier is het samenwerk evaluatieformulier, dat wordt ingevuld aan het einde van het project om te kijken naar de manier van samenwerken, problemen en leerpunten. Het is gericht op het evalueren van de samenwerking en communicatie binnen het projectteam. Het template dat wij aanbieden eerder in dit artikel is daar een voorbeeld van.
Daarnaast kan ook het klantevaluatieformulier worden ingezet, om feedback van de klant te verzamelen over de geleverde diensten of producten en de tevredenheid hierover. Je vraagt je klant in zo’n geval doorgaans om het product of de dienst te beoordelen op 5 facturen en die te beoordelen met een cijfer.
Een van de meest voorkomende onderdelen zijn vragenlijsten, waarin specifieke vragen worden gesteld over verschillende aspecten. Daarnaast worden vaak beoordelingsschalen gebruikt, waarbij de beoordelaar een score toekent aan bepaalde criteria. Zo’n schaal loopt meestal van 1 tot 5 of van 1 tot 7, waarbij een hoger cijfer positiever is.
Ook open-ended vragen worden vaak opgenomen in een evaluatieformulier, zodat de beoordeelde persoon meer ruimte heeft om zijn mening en ideeën te uiten.
Het invullen van een evaluatieformulier
Deelnemers kunnen het evaluatieformulier invullen door de instructies op het formulier te volgen. Het is belangrijk dat de deelnemers alle vragen zorgvuldig en eerlijk beantwoorden, zodat de feedback zo waardevol mogelijk is.
De deelnemers moeten beginnen met het invullen van hun naam en contactgegevens, zodat de organisatie weet van wie de feedback afkomstig is. Vervolgens kunnen de deelnemers de vragen beantwoorden door het juiste antwoord aan te vinken of in te vullen. Als de deelnemers extra opmerkingen hebben, moeten ze deze ook noteren op het formulier.
Het is belangrijk dat deelnemers het evaluatieformulier volledig invullen en op tijd indienen, zodat de organisatie de feedback kan verwerken en eventuele verbeteringen kan doorvoeren.
Het analyseren van evaluatieformulieren
Een van de meest gebruikte methoden om evaluatieformulieren te kunnen analyaseren is het opstellen van categorieën om de feedback te organiseren. Hierbij kunnen keywords en thema’s worden geïdentificeerd om trends en patronen te ontdekken.
Daarnaast kunnen data-analyse tools worden ingezet om kwantitatieve data te analyseren, zoals het gemiddelde cijfer per categorie of de frequentie van bepaalde opmerkingen.
Ook kwalitatieve data kan worden geanalyseerd met behulp van text mining tools die patronen en verbanden in geschreven feedback kunnen herkennen.
Door gebruik te maken van deze methoden en tools kunnen organisaties effectief inzichten verkrijgen en hun evaluatieformulieren verbeteren voor toekomstige evaluaties.
Evaluatiemeetings bij een project
Evaluatiemeetings zijn bijeenkomsten die worden gehouden om het verloop en de resultaten van een project te bespreken en te beoordelen. Tijdens deze vergaderingen wordt gekeken naar de doelstellingen van het project, de voortgang, eventuele knelpunten en mogelijke verbeteringen.
Het doel is om te evalueren of het project op schema ligt en of de gestelde doelen worden behaald.
Ons advies is om zo’n meeting minstens eens per 2 of 3 maanden te hebben en aan het eind van elk project. Door regelmatig evaluatievergaderingen te houden, kunnen projectmanagers tijdig ingrijpen wanneer dat nodig is en eventuele problemen oplossen voordat ze escaleren.
Een goed georganiseerde evaluatievergadering kan helpen om de communicatie en samenwerking binnen het projectteam te verbeteren. Door openlijk te praten over de voortgang en resultaten van het project, kunnen teamleden beter op één lijn komen en gezamenlijk werken aan het behalen van de doelstellingen.
Frequentie en timing evaluatie meetings
De frequentie van de evaluatie meetings hangt af van de grootte en complexiteit van het project, maar over het algemeen wordt aangeraden om minstens eens per 2 of 3 maanden een meeting te plannen. Als je fulltime met een team samenwerkt en er veel gebeurt adviseren wij vaker te evalueren.
De timing van de meetings is ook van groot belang, aangezien het cruciaal is om ze in te plannen op het juiste moment, wanneer alle betrokkenen beschikbaar zijn en relevante informatie kunnen delen. Het is niet handig als 1 of meerdere mensen niet aanwezig zijn.
Door een goede balans te vinden tussen frequentie en timing van evaluatie meetings, kan een project efficiënt worden geleid en succesvol worden afgerond.
Deelnemers van een evaluatie meeting
Het is belangrijk dat alle relevante partijen deelnemen aan evaluatiemeetings.
Alleereerst, moeten projectmanagers altijd deelnemen aan evaluatievergaderingen. Zij zijn verantwoordelijk voor het overzien van het hele project en moeten de voortgang en prestaties van het team beoordelen.
Daarnaast moeten teamleden die direct betrokken zijn bij het project ook deelnemen aan evaluatiemeetings. Zij hebben waardevolle inzichten over de werkzaamheden die zijn uitgevoerd en kunnen feedback geven over eventuele obstakels die zij zijn tegengekomen.
Stakeholders die belang hebben bij het project moeten ook worden uitgenodigd voor evaluatiemeetings. Zij kunnen input geven over de impact van het project op hun belangen en kunnen suggesties doen voor verbeteringen of aanpassingen. Op deze manier blijven zij ook op de hoogte van alles wat er gebeurt.
Het proces van een evaluatie meeting
Het opzetten van een effectieve evaluatie meeting begint met een duidelijk doel voor ogen. Zorg ervoor dat alle deelnemers begrijpen wat er van hen wordt verwacht en wat het uiteindelijke doel van de evaluatie is.
Creëer een gestructureerde agenda waarin alle onderwerpen die besproken moeten worden duidelijk worden vermeld. Zorg ervoor dat elk punt voldoende tijd krijgt en dat er ruimte is voor vragen en opmerkingen.
Zorg voor een goede communicatie voorafgaand aan de meeting, zodat iedereen goed voorbereid is en weet wat er van hen wordt verwacht. Maak gebruik van effectieve communicatiemiddelen zoals e-mail of online platforms om informatie te delen en documenten uit te wisselen.
Na afloop van de evaluatie meeting is het belangrijk om een actieplan op te stellen met duidelijke verantwoordelijkheden en deadlines. Zorg ervoor dat alle betrokkenen weten wat er van hen wordt verwacht en wie verantwoordelijk is voor de uitvoering van bepaalde taken.
Gerelateerde artikelen (ook interessant)
- Project Kick-Off: Een vliegende start.
- Stel een effectief gespreksverslag op.
- Notulen: Vergaderen met succes!
