Ben je op zoek naar een strategische tool om prestaties te meten en te verbeteren? In dit artikel behandelen we alle belangrijke informatie die je moet weten over een Balanced Scorecard en daarnaast kan je mijn gratis template downloaden.
Wat is een balanced scorecard?
De balanced scorecard is een strategisch managementtool die wordt gebruikt om de prestaties van een organisatie te meten en te verbeteren.
Het doel van een balanced scorecard
Het doel van een balanced scorecard is om de organisatiestrategie te vertalen naar meetbare doelen en prestatie-indicatoren op verschillende gebieden, zoals financiën, klanttevredenheid, interne processen en innovatie (ontwikkeling en groeien).
Door deze gebalanceerde benadering kunnen organisaties een holistisch beeld krijgen van hun prestaties en kunnen ze tijdig bijsturen om hun strategische doelen te bereiken.
Geschiedenis van balanced scorecard
De balanced scorecard is in de jaren negentig ontwikkeld door Robert S. Kaplan en David P. Norton. Sinds de introductie in de jaren negentig heeft de balanced scorecard een grote populariteit verworven onder organisaties over de hele wereld.
Het concept werd oorspronkelijk ontwikkeld voor organisaties om hun strategische doelen te meten en te monitoren. Al snel werd echter duidelijk dat de balanced scorecard ook heel goed toegepast kon worden in projectmanagement.
Gratis templates Manageproject
Manageproject is een platform dat ontwikkeld is voor projectmanagers, door projectmanagers. We genereren verschillende documenten tijdens onze taken. Projectmanagers staan bekend om hun behulpzaamheid, daarom stellen we onze documenten graag ter beschikking om tijd te besparen en dubbel werk te voorkomen.
Template balanced scorecard
Hieronder zie je een afbeelding van het Balanced Scorecard template van Manageproject.nl.
Klik op de groene knop om je aan te melden en het template gratis te downloaden.
Gratis Downloaden
✔ 45+ gratis templates
✔ Regelmatig nieuwe templates
✔ Onbeperkt downloaden
Hoe een balanced scorecard op te stellen voor projectmanagement
Onderstaande stappen leggen je uit hoe je een balanced scorecard opstelt voor het gebruik bij projectmanagement.
Definiëren van de strategische doelstellingen
Om een balanced scorecard op te stellen voor projectmanagement, is het belangrijk om eerst de doelstellingen van het project duidelijk te definiëren.
Dit kunnen onder andere financiële doelen, klanttevredenheid, interne processen en groei en ontwikkeling zijn. Je mag deze doelen abstract formuleren, ze zijn immers strategisch.
Identificeren van de KPI’s
Vervolgens is het belangrijk om KPI’s (Key Performance Indicators) te identificeren die de strategische doelstellingen meetbaar maken. Daardoor wordt het abstracte strategische doel al behapbaarder. Je verduidelijkt hier mee waarop het team zou moeten focussen.
Denk hierbij aan eenheden als winst, een score in een enquete of toets, of een aantal verkochte producten.
Het meetbaar maken van het KPI doel
Na het definiëren van de doelstellingen en KPI’s is het belangrijk om de meetbare doelen te formuleren. Je geeft aan welk aantal van elke KPI behaald moet worden. Als deze aantallen gehaald worden is het project succesvol.
Initiatieven om doelen mee te realiseren
Tot slot vernoem je in de laatste kolom van het document de initiatieven die ingezet zullen worden om de doelen te behalen. Op welke manier verwacht jouw team in te spelen op wat er nodig is? Dit kunnen sub-projecten zijn, kleinere of grotere taken.
Het evalueren van de balanced scorecard
Het is ook belangrijk om regelmatig de balanced scorecard te evalueren en te herzien, om ervoor te zorgen dat de gekozen KPI’s nog steeds relevant zijn en dat de doelstellingen van het project worden nagestreefd.
Door deze cyclus van meten, analyseren en aanpassen te volgen, kan projectmanagement effectiever worden en kunnen risico’s worden geminimaliseerd.
Mijn advies is om een keer per kwartaal de Balanced Scorecard te herzien. Probeer dit niet vaker te doen om verwarring te voorkomen.
De vier perspectieven van een balanced scorecard
De vier perspectieven van een balanced scorecard zijn financieel, klant, intern proces en ontwikkelen en groeien. Hier onder leggen we per perspectief uit wat er gemeten kan worden.
Financieel perspectief
Het financiële perspectief meet de financiële prestaties van de organisatie, zoals winstgevendheid en efficiëntie.
Voor het financiële perspectief kunnen doelstellingen zijn om de winstgevendheid te verhogen, kosten te verlagen en de cashflow te optimaliseren.
Dit kan worden gemeten aan de hand van KPI’s zoals de brutowinstmarge, de operationele kostenratio en de kasstroom uit operationele activiteiten. Als je overlegt met je boekhouder zal hij of zij er vast nog een aantal kunnen noemen.
Probeer deze doelen wel ‘breed’ te houden. Daarmee bedoel ik: het is belangrijk dat iedereen in jouw organisatie deze doelen begrijpt. Niet iedereen zal begrijpen wat een liquiditeitsratio is, maar winst waarschijnlijk wel.
Klantperspectief
Het klantperspectief richt zich op hoe de organisatie wordt gezien door haar klanten en hoe tevreden zij zijn met de producten of diensten.
Voor het klantperspectief kunnen doelstellingen zijn om klanttevredenheid te verhogen, marktaandeel te vergroten en klantbehoud te verbeteren.
KPI’s die hiervoor kunnen worden gebruikt zijn de Net Promoter Score, marktaandeel en de klantretentieratio.
Interne processen perspectief
Het intern proces perspectief bekijkt de interne processen van de organisatie en hoe deze kunnen worden verbeterd om de kwaliteit van het aanbod te verbeteren of klanttevredenheid te verhogen.
Voor het interne processen perspectief kunnen doelstellingen zijn om de operationele efficiëntie te verbeteren, kwaliteit te verhogen en team bonding te stimuleren.
KPI’s die hierbij passen zijn de doorlooptijd van processen, het registreren van uren en die koppelen aan gedaan werk, de first pass yield en het aantal nieuwe producten of diensten.
Ontwikkeling en groeiperspectief (innovatie)
Het leren en groeiperspectief richt zich op de ontwikkeling van personeel en organisatiecultuur om te zorgen voor continu leren en verbetering. Soms noemt men dit perspectief ook het innovatie perspectief.
Voor het Ontwikkeling en groeiperspectief kunnen doelstellingen zijn om de medewerkerstevredenheid te verhogen, kennis en vaardigheden van medewerkers te ontwikkelen en de organisatiecultuur te versterken.
KPI’s die kunnen worden gebruikt zijn de medewerkerstevredenheidsscore, het aantal trainingen per medewerker en de mate van kennisdeling binnen de organisatie.
Voordelen van het gebruik van een balanced scorecard bij projectmanagement
Het gebruiken van een balanced scorecard bij projectmanagement kent verschillende voordelen.
Overzicht van projectdoelstellingen en KPI’s
Een balanced scorecard biedt een gestructureerde aanpak om deze doelstellingen te definiëren en te meten, waardoor het gemakkelijker wordt om de voortgang van het project te volgen en bij te sturen indien nodig.
Door KPI’s te definiëren en te monitoren, kunnen projectmanagers snel inzicht krijgen in de prestaties van het project en eventuele knelpunten identificeren. Dit zorgt voor een meer gestroomlijnde en efficiënte uitvoering van het project.
Bovendien helpt de balanced scorecard bij het communiceren van de projectdoelstellingen en KPI’s naar alle betrokken partijen, waardoor er een gedeeld begrip ontstaat over wat er moet worden bereikt en hoe succes wordt gemeten.
Als iemand van koers raakt kan je hem of haar eenvoudig herinneren aan de koers van het project door de balanced scorecard te tonen.
Verhoogde transparantie en betrokkenheid binnen het projectteam
Door het implementeren van een balanced scorecard worden doelstellingen, prestaties en resultaten helder gedefinieerd, waardoor alle teamleden een duidelijk beeld hebben van de uitgangspunten van het project. Dit zorgt voor een hogere mate van transparantie en stelt teamleden in staat om beter samen te werken en efficiënter te communiceren.
Doordat iedereen op dezelfde lijn zit en dezelfde doelen nastreeft, ontstaat er een betere samenwerking en een groter gevoel van betrokkenheid bij het project. Dit leidt uiteindelijk tot een hogere succesratio en een verhoogde productiviteit binnen het projectteam.
Verbeterde besluitvorming
Door het monitoren van verschillende aspecten van een project, zoals financiële prestaties, klanttevredenheid en interne processen, kunnen managers een beter inzicht krijgen in de algehele prestaties van het project. Dit stelt hen in staat om tijdig bij te sturen en te anticiperen op mogelijke problemen, wat de besluitvorming ten goede komt.
Omdat de uitgangspunten van het project duidelijk zijn verwoord zal het makkelijker worden om keuzes te maken. Zo lang die aansluiten bij de uitgangspunten van het project zal een keuze altijd juist zijn.
Nadelen van het gebruik van een balanced scorecard bij projectmanagement
Hoewel de balanced scorecard een populair instrument is voor het meten van prestaties en het behalen van strategische doelstellingen, zijn er ook enkele nadelen verbonden aan het gebruik ervan bij projectmanagement.
Ten eerste kan het implementeren van een balanced scorecard complex en tijdrovend zijn. Het opzetten van de juiste KPI’s en het verzamelen van de benodigde gegevens kan veel inspanning vergen van het projectteam.
Bovendien kan het rigide karakter van de balanced scorecard ervoor zorgen dat projectmanagers te veel gefocust zijn op het behalen van de vooraf vastgestelde doelen, waardoor ze minder flexibel zijn in het omgaan met onverwachte uitdagingen tijdens het project. Het kan gebeuren dat er nieuwe uitdagingen ontstaan waar je ook oplossingen voor moet vinden.
Daarnaast kan het gebruik van een balanced scorecard leiden tot tunnelvisie, waarbij projectmanagers zich te veel richten op de kwantitatieve prestatie-indicatoren en de kwalitatieve aspecten van het project uit het oog verliezen.
Tips voor het effectief gebruik van een balanced scorecard
Met onderstaande tips zorg je ervoor dat een balanced scorecard zo effectief mogelijk wordt toegepast.
Het belang van betrokkenheid van medewerkers
Het betrekken van teamgenoten bij het uitwerken van de balanced scorecard is van cruciaal belang voor het effectief gebruik ervan.
Medewerkers die betrokken zijn bij het implementatieproces zullen gemotiveerder zijn om de doelstellingen van de balanced scorecard te behalen. Zij hebben die immers zelf mee bedacht en zullen zich daardoor verbonden voelen met het gedeelde doel.
Daarnaast zullen zij een beter begrip hebben van het grotere doel en hoe zij bij kunnen dragen aan het succes ervan.
Een goede communicatie is hierbij essentieel, zodat medewerkers op de hoogte zijn van de doelen en de voortgang van het implementatieproces. Training en begeleiding kunnen ook helpen om medewerkers vertrouwd te maken met de balanced scorecard en hoe zij hiermee kunnen werken in hun dagelijkse werkzaamheden.
Gerelateerde artikelen (ook interessant)
- Project Planning (maken)met duidelijke verantwoordelijkheden en fases
- Duidelijke verwachtingen aan de start van een project met een Project Charter Template
- Een ijzersterk Project Plan (maken)
