Jij bent op zoek naar een project charter template, een compact document waarin de belangrijkste informatie van een project is opgenomen. In dit artikel vind je uitleg over het project charter én 1 gratis template om te downloaden.
Wat is een project charter?
Een project charter is een compact document dat de formele start van een project markeert. Het geeft de reikwijdte, doelstellingen, deliverables en belangrijkste belanghebbenden van het project weer.
Het project charter wordt meestal opgesteld door de projectleider of het projectteam en wordt vervolgens goedgekeurd door de belangrijkste belanghebbenden, zoals de opdrachtgever of stakeholders.
Het fungeert als een leidraad voor het project en helpt om ervoor te zorgen dat alle betrokkenen op dezelfde pagina zijn wat betreft de doelen en verwachtingen van het project.
Het project charter kan ook dienen als een middel om eventuele misverstanden of onenigheden tijdens het project te voorkomen.
Verschil Project Charter, Briefing of PID
Een project charter, project briefing en project initiatie document lijken erg op elkaar. Elk van deze documenten biedt een goede basis voor de start van een project.
Een project charter is doorgaans wat breder ingestoken, de project brief meer een samenvatting en een project initiatiedocument het meest gedetailleerd. Alle verschillen tussen deze documenten kan je hieronder vinden.
Mijn advies is om voor het document te gaan dat het best bij de beschikbare tijd past. Als je beperkt bent in je tijd is een briefing prima om een project goed op te starten. Mocht je meer tijd beschikbaar hebben of is het een specifieke wens van de opdrachtgever, maak dan een project charter of project initiatiedocument.
Onderdelen van een project charter
Het doel van een project charter is om de basisinformatie en de belangrijkste doelen van een project vast te leggen en te communiceren, dit wordt gedaan aan de hand van verschillende elementen.
Projectdoel en doelstellingen
Een projectdoel en doelstellingen zijn essentiële elementen van een project charter. Het projectdoel is de algemene reden voor het starten van het project, terwijl de doelstellingen specifieke meetbare resultaten zijn die moeten worden bereikt om het project als succesvol te beschouwen.
Het projectdoel moet duidelijk gedefinieerd zijn en alle belanghebbenden moeten het begrijpen en ermee instemmen. In het project charter worden deze doelen en doelstellingen opgenomen om als referentiepunt te dienen gedurende het hele project.
Een effectief project charter bevat een gedetailleerde beschrijving van het projectdoel en de doelstellingen, samen met de gewenste resultaten en de verwachte voordelen van het project. Het stelt de projectmanager in staat om het project goed te plannen, te organiseren en te beheren, en biedt een duidelijke richting voor het projectteam.
Door het vastleggen van de doelen en doelstellingen in het project charter, kunnen eventuele onduidelijkheden of verschillen in verwachtingen worden voorkomen.
Projectscope
Een projectscope is een ander essentieel element van een project charter. Het beschrijft de doelstellingen, deliverables, mijlpalen en beperkingen van een project. Door de scope van een project duidelijk te definiëren, kunnen alle belanghebbenden een gemeenschappelijk begrip hebben van wat er van het project wordt verwacht.
De projectscope bepaalt ook de grenzen van het project en helpt bij het voorkomen van scope creep, wat kan leiden tot vertragingen en budgetoverschrijdingen. Het is belangrijk voor projectmanagers om de scope van een project nauwlettend in de gaten te houden en eventuele wijzigingen zorgvuldig te beoordelen voordat ze worden geïmplementeerd.
Een gedetailleerde projectscope helpt bij het definiëren van de benodigde resources, de benodigde tijd en het beoogde resultaat van het project. Het stelt ook de verwachtingen van alle belanghebbenden vast en dient als referentiepunt gedurende het hele project.
Tot slot beschrijft een scope ook wat het project niet omvat. Daardoor kunnen betrokkenen nog beter begrijpen wat van hen verwacht wordt en wat zij van het project kunnen verwachten.
Projectteam en verantwoordelijkheden
Het onderdeel projectteam is essentieel voor elke project charter. Het team dat verantwoordelijk is voor het uitvoeren van het project moet duidelijk worden gedefinieerd in het charter.
Dit omvat niet alleen de namen van de teamleden, maar ook hun rollen en verantwoordelijkheden. Het is belangrijk dat elk teamlid begrijpt wat er van hen wordt verwacht en welke bijdrage zij moeten leveren aan het succes van het project.
Verantwoordelijkheden zijn ook een belangrijk aspect van een project charter. Elk teamlid moet weten welke taken en verantwoordelijkheden zij hebben en hoe deze bijdragen aan het bereiken van de projectdoelen.
Door deze verantwoordelijkheden duidelijk te communiceren en vast te leggen in het charter, kan het project soepel verlopen en kunnen eventuele verwarring of conflicten worden voorkomen.
Budget en resources
Het budget en de resources zijn ook belangrijke elementen die moeten worden opgenomen in een project charter. Het budget bepaalt de financiële grenzen van het project en helpt bij het plannen en beheren van de kosten.
Het is essentieel om een duidelijk budget op te stellen om ervoor te zorgen dat het project binnen de financiële parameters blijft en dat er geen onverwachte kosten ontstaan. Daarnaast zijn de resources, zoals mensen, materialen en tijd, cruciaal voor het succes van het project.
Het is belangrijk om de benodigde resources nauwkeurig te identificeren en toewijzen om ervoor te zorgen dat het project kan worden uitgevoerd binnen de gestelde tijd en met de benodigde kwaliteit.
Risico’s en mitigation strategieën
De elementen risico’s en mitigation strategieën zijn essentiële elementen van een project charter, omdat ze de planning en uitvoering van een project sterk kunnen beïnvloeden. Risico’s zijn potentiële gebeurtenissen of omstandigheden die een negatieve impact kunnen hebben op het project, zoals vertragingen, budgetoverschrijdingen of kwaliteitsproblemen.
Het identificeren en analyseren van risico’s is daarom cruciaal om proactief te kunnen handelen en mogelijke hinderpalen te kunnen voorkomen. Mitigation strategieën zijn maatregelen die genomen kunnen worden om de impact van risico’s te verminderen of te elimineren.
Dit kan bijvoorbeeld door het toewijzen van extra middelen, het herzien van planningen of het inzetten van alternatieve oplossingen. Door het opnemen van risico’s en mitigation strategieën in een project charter, wordt een solide basis gelegd voor het succesvol afronden van het project.
Communicatieplan
Het communicatieplan is naast alle andere elementen ook een essentieel element van een project charter. Het biedt een overzicht van hoe de communicatie binnen het project zal verlopen, inclusief de doelstellingen, doelgroepen, boodschappen en gebruikte kanalen.
Een goed communicatieplan zorgt ervoor dat alle betrokkenen op de hoogte zijn van de voortgang en de verwachtingen binnen het project. Het helpt om verwarring en miscommunicatie te voorkomen en zorgt ervoor dat alle partijen op één lijn zitten.
Het communicatieplan kan ook dienen als leidraad voor de teamleden en stakeholders, zodat iedereen weet wat er van hen wordt verwacht op het gebied van communicatie.
Geschiedenis van project charter
De geschiedenis van project charter begint in de jaren 1960, toen projectmanagement steeds meer als discipline werd erkend. Het concept van een project charter werd geïntroduceerd als een document dat de start van een project markeert en alle belangrijke informatie over het project bevat.
In de loop der jaren is het gebruik van project charters steeds gangbaarder geworden in verschillende sectoren, zoals de bouw, IT, en gezondheidszorg.
Gratis Templates Manageproject
Manageproject is een website voor- en door projectmanagers. In onze dagelijkse werkzaamheden maken wij allerlei werkdocumenten. Projetmanagers zijn doorgaans ook behulpzaam. Daarom delen wij reeds bestaande werkdocumenten met alle liefde zodat anderen tijd besparen en het wiel niet opnieuw uit hoeven te vinden.
Template Project Charter
In het voorbeeld hieronder zie je een screenshot van het Project Charter template van Manageproject.nl.
Klik op de groene knop om te registreren en het template gratis te downloaden.
Gratis Downloaden
✔ 45+ gratis templates
✔ Regelmatig nieuwe templates
✔ Onbeperkt downloaden
Proces opstellen van een project charter
Het proces van het opstellen van een project charter begint met het identificeren van de behoeften en doelen van het project. Dit omvat het definiëren van de scope, doelstellingen, deliverables en het vaststellen van de belangrijkste stakeholders.
Vervolgens wordt er een project charter opgesteld, waarin de bovenstaande informatie wordt samengevat en goedgekeurd door de projecteigenaar en belanghebbenden. Het project charter dient als een formele autorisatie voor het project en fungeert als een referentiedocument gedurende de uitvoering.
Na de goedkeuring van het project charter, kan het projectteam van start gaan met de planning en uitvoering van het project. Het project charter helpt het team om gefocust te blijven en zorgt voor een duidelijke richting gedurende het gehele project.
Voordelen en nadelen project charter
Het gebruiken van een project charter heeft verschillende voor- en nadelen.
Voordelen voor projectmanagers
Een van de voordelen van het gebruik van een project charter is dat het helpt om de scope en doelstellingen van het project duidelijk te definiëren. Door deze informatie vast te leggen in het charter, kunnen projectmanagers ervoor zorgen dat alle teamleden op dezelfde pagina zitten en dat er minder kans is op miscommunicatie.
Een ander voordeel is dat een project charter kan helpen bij het verkrijgen van goedkeuring en steun van belanghebbenden. Door alle relevante informatie over het project op te nemen, kunnen projectmanagers gemakkelijker buy-in krijgen van degenen die het project financieren of beïnvloeden.
Tenslotte kan een project charter ook fungeren als een referentiedocument gedurende het project. Door alle belangrijke details en beslissingen vast te leggen, kan het charter dienen als een leidraad voor het projectteam en helpen om het project op koers te houden.
Voordelen voor (digitale) teams
Een project charter helpt digitale teams om eenduidige doelstellingen te definiëren en vast te leggen. Dit zorgt voor meer duidelijkheid en focus binnen het team, waardoor iedereen weet wat er van hen verwacht wordt.
Door het gebruik van een project charter worden communicatielijnen binnen het team versterkt. Iedereen is op de hoogte van de doelen, deadlines en verantwoordelijkheden, wat leidt tot een betere samenwerking en afstemming binnen het team.
Ook helpt het project charter digitale teams om potentiële risico’s en obstakels in kaart te brengen en hierop voor te bereiden. Hierdoor kunnen teams proactief handelen en eventuele problemen tijdig aanpakken, wat de kans op succes vergroot.
Daarnaast kan door het project charter de verwachtingen van stakeholders duidelijk gecommuniceerd. Dit helpt digitale teams om effectief te communiceren met stakeholders en hun input en feedback op een gestructureerde manier te integreren in het project.
Nadelen
Er zijn verschillende nadelen bij het gebruik van een project charter. Ten eerste kan het maken van een gedetailleerd project charter veel tijd en moeite kosten. Het kan lastig zijn om alle benodigde informatie te verzamelen en dit correct te verwerken in het document.
Daarnaast kan het zijn dat het project charter te strikt is en geen ruimte laat voor flexibiliteit. Dit kan problemen opleveren wanneer er onverwachte veranderingen of obstakels optreden tijdens het project.
Verder kan een project charter ook verwarring veroorzaken als de doelstellingen niet duidelijk zijn of als er conflicterende belangen zijn tussen de partijen die betrokken zijn bij het project. Het is daarom belangrijk om goed na te denken over de inhoud en scope van het project charter voordat het wordt opgesteld.
Tips bij gebruik van een project charter
Met onderstaande 4 tips zorg je ervoor dat het gebruiken van een project charter slaagt.
Tip 1: Duidelijke doelstellingen
Zorg ervoor dat de doelstellingen van het project duidelijk en meetbaar zijn vastgelegd in het project charter. Dit helpt om de focus van het projectteam te behouden en om het succes van het project te meten.
Tip 2: Communicatie
Communiceer regelmatig en transparant met alle belanghebbenden over de voortgang en eventuele wijzigingen in het project. Het project charter kan dienen als een leidraad voor deze communicatie.
Tip 3: Risicomanagement
Identificeer en beheer mogelijke risico’s die het succes van het project kunnen beïnvloeden. Het project charter kan helpen bij het vaststellen van risico’s en het bepalen van de juiste maatregelen om deze te beheersen.
Tip 4: Betrek alle stakeholders
Zorg ervoor dat alle belanghebbenden, zowel intern als extern, betrokken worden bij de ontwikkeling en goedkeuring van het project charter. Dit zorgt voor draagvlak en betrokkenheid bij het project.
Resources en tools project charter
Het opstellen van een project charter kan een complexe taak zijn, maar gelukkig zijn er verschillende nuttige resources en tools beschikbaar om je hierbij te helpen.
Een handige tool die je kunt gebruiken is een project management software, zoals Trello of Asana. Deze tools kunnen je helpen bij het organiseren van je project en het in kaart brengen van de benodigde stappen en resources.
Daarnaast kun je ook gebruik maken van project charter templates die speciaal zijn ontworpen om je te begeleiden bij het opstellen van een project charter. Onze templates bevatten al de belangrijkste elementen die in een project charter moeten worden opgenomen, waardoor je tijd en moeite kunt besparen.
Vergeet niet om ook best practices te raadplegen en eventueel advies in te winnen bij ervaren projectmanagers.
Alternatieven voor project charter
Naast het gebruiken van een project charter, zijn er verschillende alternatieven die je kunt toepassen bij projectmanagement.
Project plan
In plaats van een project charter kan er gekozen worden voor een gedetailleerd projectplan. Hierin worden specifieke doelen, taken, en deadlines vastgelegd. Het projectplan kan dienen als leidraad voor het team gedurende het hele project.
Projectvoorstel
Een projectvoorstel kan gebruikt worden als alternatief voor een project charter. In het projectvoorstel wordt de business case, doelstellingen, scope en benodigde resources van het project beschreven. Het biedt een overzicht van wat er van het project verwacht wordt.
Project initiatie document
Het projectinitiatiedocument is een uitgebreide versie van een project charter. Hierin worden alle details van het project opgenomen, inclusief risico’s, stakeholders en budgetten. Dit document kan dienen als referentiekader gedurende het hele project.
Gerelateerde artikelen (ook interessant)
- Een goed project begint met een geweldig Project Plan
- Schrijf een duidelijk Project Initiatie Document (PID)
- Zo kan je een Projectvoorstel maken
- Zo maak je een Implementatieplan
