Zoek je een document dat de basis legt voor een succesvolle start van jouw project? In dit artikel kan je onze gratis template downloaden en leer je alles wat je moet weten over een project initiatie document.
Wat is een project initiatie document?
Een project initiatie document is een document dat wordt opgesteld aan het begin van een project om de doelstellingen, scope, vereisten en strategieën vast te leggen.
Het dient als een leidraad voor het projectteam en andere betrokkenen om een gemeenschappelijk begrip te creëren van wat er moet worden bereikt en hoe dit zal worden gedaan.
Het project initiatie document wordt meestal opgesteld door de projectmanager in samenwerking met andere teamleden en de klant of opdrachtgever.
Verschil Project Charter, Briefing of PID
Een project charter, project briefing en project initiatie document lijken erg op elkaar. Elk van deze documenten biedt een goede basis voor de start van een project.
Een project charter is doorgaans wat breder ingestoken, de project brief meer een samenvatting en een project initiatiedocument het meest gedetailleerd. Alle verschillen tussen deze documenten kan je hieronder vinden.
Mijn advies is om voor het document te gaan dat het best bij de beschikbare tijd past. Als je beperkt bent in je tijd is een briefing prima om een project goed op te starten. Mocht je meer tijd beschikbaar hebben of is het een specifieke wens van de opdrachtgever, maak dan een project charter of project initiatiedocument.
Doel van een project initiatie document
Het doel van een project initiatie document is om de basis te leggen voor een succesvolle start van een project.
Het project initiatie document is essentieel voor het opzetten en uitvoeren van een project en zorgt voor helderheid en structuur gedurende het gehele projecttraject.
Elementen project initiatie document
Enkele belangrijke elementen die vaak worden opgenomen in een project initiatie document zijn onder andere de projectomschrijving, doelstellingen, KPIs, scope, stakeholders, risico’s, budget en planning.
Elk van deze elementen draagt bij aan het begrip van wat het project inhoudt en hoe het zal worden uitgevoerd. Door deze elementen duidelijk te definiëren en te documenteren, kunnen mogelijke problemen en verwarring in latere stadia van het project worden voorkomen.
Geschiedenis project initiatie document
De geschiedenis van het project initiatie document bij projectmanagement gaat terug tot de vroege jaren van projectmanagement als discipline.
Het project initiatie document is door de jaren heen geëvolueerd en aangepast aan de veranderende behoeften en omgevingen van projecten.
In de moderne tijd is het document vaak digitaal en wordt het regelmatig bijgewerkt tijdens de verschillende fasen van het project.
Gratis templates Manageproject
Manageproject is een platform dat specifiek is gemaakt voor en door projectmanagers. Tijdens ons werk creëren we diverse documenten. Projectmanagers zijn bekend om hun bereidheid om anderen te helpen, daarom delen we graag onze documenten om tijd te besparen en dubbel werk te voorkomen.
Template Project Initiatie Document
Hieronder zie je een afbeelding van de project initiatie document template van Manageproject.nl
Klik op de groene knop om je aan te melden en het template gratis te downloaden.
Gratis Downloaden
✔ 45+ gratis templates
✔ Regelmatig nieuwe templates
✔ Onbeperkt downloaden
Opstellen van project initiatie document
Het opstellen van een PID vergt grondig vooronderzoek en ‘huiswerk‘ om ervoor te zorgen dat het project succesvol kan worden gestart.
Het proces van het opstellen van een project initiatie document begint meestal met het identificeren van de doelstellingen van het project en het definiëren van de scope.
Vervolgens worden de belangrijkste stakeholders geïdentificeerd en worden hun verwachtingen en belangen in kaart gebracht. Daarna worden eventuele risico’s geanalyseerd en wordt er een budget opgesteld.
Na het verzamelen van alle benodigde informatie wordt het project initiatie document samengesteld en goedgekeurd door alle betrokkenen, maar met name door de opdrachtgever.
Deze werkzaamheden gebeuren allemaal voordat het project daadwerkelijk start. Het doel van het document is om zo veel mogelijk details duidelijk te hebben voordat een project start, zodat het project daarna vlot verloopt.
Opstellen van de documentstructuur
Met onderstaande onderdelen zorg je voor een goede structuur van jouw project initiatie document.
Inleidende informatie
Allereerst begin je met het onderdeel inleidende informatie. Deze omvat essentiële details zoals de projecttitel, de datum van het project en de naam van de project manager.
De inleidende informatie helpt bij het identificeren en organiseren van het project, en zorgt ervoor dat alle betrokkenen op de hoogte zijn van de belangrijkste details van het project.
Projectomschrijving
Het volgende onderdeel van het PID is de project omschrijving. Deze biedt inzicht in het soort project en waar het uiteindelijk allemaal om draait.
De projectomschrijving dient als leidraad voor het projectteam en andere betrokkenen, zodat iedereen een duidelijk beeld heeft van wat er bereikt moet worden en hoe dit zal worden gedaan.
Een goede projectomschrijving bevat een korte beschrijving van de beoogde resultaten, de benodigde resources en de geplande activiteiten. Verderop in het document kan je die vervolgens weer in detail beschrijven.
Door de projectomschrijving op te nemen als onderdeel van de documentstructuur van het project initiatie document, zorg je ervoor dat alle betrokkenen al aan het begin van het document goed geïnformeerd zijn en een duidelijk beeld hebben van wat er verderop in het document vermeld zal worden.
Projectdoelstellingen
Na het omschrijven van het project zijn de projectdoelstellingen aan de beurt om in kaart gebracht te worden.
Projectdoelstellingen definiëren de specifieke doelen en resultaten die het project hoopt te bereiken. Deze doelstellingen moeten SMART zijn: specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch en tijdgebonden.
Door doelstellingen op te nemen in het project initiatie document, zorgen projectmanagers ervoor dat alle stakeholders een duidelijk beeld hebben van wat er bereikt moet worden en welke criteria er zullen worden gebruikt om het succes van het project te meten.
Stakeholderanalyse
Vervolgens komt de stakeholderanalyse aan bod. Het identificeren van de betrokkenen en hun verwachtingen is cruciaal voor het succes van het project.
Door middel van de stakeholderanalyse kunnen potentiële risico’s en uitdagingen in een vroeg stadium worden geïdentificeerd en aangepakt. Dit stelt het projectteam in staat om effectieve communicatiestrategieën te ontwikkelen en ieders betrokkenheid te maximaliseren.
In het project initiatie document worden de belangrijkste bevindingen van de stakeholderanalyse opgenomen, samen met eventuele actiepunten en follow-up stappen die moeten worden genomen om de belangen van alle betrokkenen te waarborgen.
Governance, rollen en verantwoordelijkheden
Na de stakeholderanalyse is het tijd om het projectteam en de rollen te omschrijven. Het identificeren van de juiste teamleden en het toewijzen van specifieke rollen is cruciaal voor het succes van een project.
Het projectteam bestaat uit verschillende mensen met diverse vaardigheden en expertise, die samenwerken om de doelstellingen van het project te bereiken.
In het projectinitiatiedocument worden de projectmanagers, teamleden en andere betrokkenen duidelijk gedefinieerd. Zo weten alle partijen wie verantwoordelijk is voor welke taken en wie de belangrijkste contactpersonen zijn binnen het project. Dit zorgt voor een gestroomlijnde samenwerking en heldere communicatie tussen alle betrokkenen.
Door het vastleggen van de rollen en verantwoordelijkheden in het projectinitiatiedocument wordt er structuur en duidelijkheid gecreëerd binnen het projectteam. Hierdoor kunnen conflicten en verwarring worden voorkomen en kan het project efficiënter worden uitgevoerd.
Tip: omschrijf de verantwoordelijkheden per rol (developer) en niet per persoon (Peter). De kans bestaat namelijk dat de persoon vervangen wordt in een project, maar de rol meestal niet.
Indien je de rollen nog specifieker wil omschrijven adviseren wij een RA(S)CI model te gebruiken.
Planning en tijdlijn
Vervolgens worden de planning en tijdlijn in kaart gebracht. De planning is een overzicht van alle taken en activiteiten die moeten worden uitgevoerd om het project succesvol af te ronden.
Het helpt om de deadlines en mijlpalen van het project in kaart te brengen en zorgt ervoor dat alle teamleden op dezelfde pagina zitten wat betreft de timing van het project.
De tijdlijn is een visuele weergave van de planning, waarbij de taken en mijlpalen over een bepaalde periode worden uitgezet. Dit maakt het gemakkelijker voor alle betrokkenen om de voortgang van het project te volgen en eventuele vertragingen of knelpunten tijdig te identificeren.
Om de planning daadwerkelijk visueel te maken gebruik je meestal een project planning of Gantt Chartt. Die kan je vervolgens weer in je Project Initiatie Document tonen.
Projectscope en deliverables
Daarna beschrijf je de projectscope, deze omvat alles wat nodig is om het project succesvol af te ronden, inclusief de deliverables, milestones en eventuele beperkingen.
Het is essentieel om een duidelijke en specifieke Projectscope te hebben, zodat alle betrokkenen hetzelfde verstaan van wat er wordt verwacht.
Zonder een duidelijk gedefinieerde Projectscope kunnen projecten gemakkelijk ontsporen en leiden tot verwarring, vertragingen en budgetoverschrijdingen. Daarom is het belangrijk om voldoende tijd en middelen te besteden aan het definiëren en verifiëren van de Projectscope voordat het project van start gaat.
Zorg er ook voor dat de klant of opdrachtgever er akkoord op geeft. Dan weet je zeker dat iedereen dezelfde uitkomst verwacht.
Omschrijf daarbij ook wat niet in scope is. Dingen die niet opgepakt zullen worden in het project en op een ander moment of in een ander project opgepakt zullen moeten worden.
Aanpak en Communicatieplan
De aanpak van het project wordt vervolgens omschreven. Hoe zullen alle betrokkenen samenwerken?
Een groot onderdeel daarvan is het communicatieplan: hoe alle betrokkenen op de hoogte worden gehouden van de voortgang, beslissingen en eventuele veranderingen in het project en op welke momenten men samenwerkt.
Dit omvat niet alleen de interne communicatie tussen teamleden, maar ook de externe communicatie met klanten, leveranciers en andere partijen die betrokken zijn bij het project. Het communicatieplan moet duidelijk en beknopt zijn, zodat iedereen op dezelfde pagina blijft en verwachtingen worden beheerd.
Het communicatieplan moet ook besproken worden in de eerste kick-off meeting die het team doet. Dan is het direct duidelijk hoe men met elkaar samenwerkt.
Budget en middelen
Na de planning, scope en aanpak zijn het budget en middelen een belangrijk onderdeel. Het budget geeft een overzicht van de financiële middelen die nodig zijn voor het project, inclusief kosten voor materialen, personeel en eventuele externe dienstverleners.
Het is belangrijk om een realistisch budget op te stellen om ervoor te zorgen dat het project succesvol kan worden uitgevoerd binnen de beschikbare financiële middelen.
Daarnaast omvat de sectie over middelen een beschrijving van de benodigde apparatuur, faciliteiten en andere resources die nodig zijn om het project uit te voeren. Denk daarbij ook aan beschikbare software en licenties.
De boodschap van een project
Voor het projectteam is het belangrijk om te weten wat de boodschap is van het project. Waar staat het merk voor en wat wil de opdrachtgever overdragen in het project? Als dit duidelijk is kan er in alle tekstuele en visuele uitingen van het project rekening mee worden gehouden.
Vermeld daarbij eventueel ook toon en taalgebruik. Dat zal niet voor elk project relevant zijn, maar meestal wel.
Doelgroep
Eerder heb je in het project initiatie document omschreven wat het doel van het project is. Het is daarnaast belangrijk om de doelgroep te omschrijven: voor wie is het project bedoeld? Wie zal er voordeel halen uit de uitkomst van het project?
Zeker als het project een communicatie- of marketing project is, dan is het aan te bevelen om de doelgroep te omschrijven. Een jonge doelgroep behoeft andere dingen dan een oude doelgroep. Daarnaast kunnen er tal van redenen zijn om een project af te stemmen op een bepaalde doelgroep.
Als je dit lastig vindt roep dan zeker de hulp in van een sterk inhoudelijk persoon in je projectgroep, zoals een strateeg, consultant of specialist. Zij hebben hier doorgaans wel kijk op.
Risicobeoordeling en afhankelijkheden
Risicobeoordeling en het in kaart brengen van afhankelijkheden zijn de volgende onderdelen van het project initiatie document. Het is essentieel om potentiële risico’s in kaart te brengen en een passende aanpak te ontwikkelen om deze risico’s te beheersen.
Een grondige risicobeoordeling helpt bij het identificeren van mogelijke obstakels en bedreigingen die het succes van het project kunnen beperken. Door vooraf mogelijke risico’s te identificeren, kunnen projectmanagers proactief handelen en vooraf oplossingen implementeren om de impact van deze risico’s te minimaliseren. Dit heet mitigatie van risico’s.
Door deze informatie op te nemen in het project initiatie document, wordt het risicomanagementproces gestroomlijnd en worden de betrokkenen op de hoogte gebracht van de potentiële risico’s en de oplossingen die zullen worden toegepast om deze risico’s te beperken.
Een afhankelijkheid is ook een risico. Als je afhankelijk bent van de acties van derde partijen waar je geen of weinig invloed op hebt, dan kan dat de voortgang van het project beïnvloeden. Beschrijf daarom ook de afhankelijkheden van derden.
Tot slot: Goedkeuringen en handtekeningen
Goedkeuringen en handtekeningen zijn de laatste stap in het PID. Deze goedkeuringen geven aan dat alle betrokken partijen akkoord gaan met de voorgestelde plannen en doelstellingen van het project. Het verkrijgen van goedkeuringen en handtekeningen zorgt voor een formele bevestiging van de afspraken en verantwoordelijkheden binnen het project.
Deze goedkeuringen en handtekeningen dienen als bewijs van overeenstemming en kunnen helpen bij het oplossen van eventuele geschillen of misverstanden tijdens de uitvoering van het project. Stel dat het project anders loopt dan verwacht, dan zal het goedgekeurde document namelijk beschrijven hoe het project oorspronkelijk bedoeld was.
Tip: probeer in zo’n situatie niet té rechtlijnig te denken. We zijn ook mensen en willen nog vaker met elkaar samenwerken, probeer elkaar daarom altijd te vinden in een prettige oplossing in plaats van té feitelijk op afspraken in het PID te leunen.
Praktische tips opstellen van een PID
Onderstaande tips zorgen ervoor dat een project initiatie document zo goed mogelijk kan worden opgesteld.
Houd het beknopt en duidelijk
Wanneer je een project initiatie document opstelt, is het belangrijk om beknopt te blijven. Beknopt wil zeggen dat je alleen de essentiële informatie vermeldt en geen overbodige details toevoegt. Dit zorgt ervoor dat het document overzichtelijk blijft en gemakkelijk te lezen is voor alle betrokken partijen. Niemand heeft zin om tientallen kantjes te lezen, probeer altijd binnen een paar pagina’s te blijven.
Daarnaast is het ook cruciaal om duidelijk te communiceren in het project initiatie document. Duidelijkheid zorgt ervoor dat alle stakeholders weten wat er van hen verwacht wordt en wat de doelstellingen van het project zijn. Zorg ervoor dat het PID altijd beschikbaar is in een centrale server en email het naar nieuwe deelnemers in het team.
Kortom, zorg dus voor heldere taal en structuur in het document, zodat iedereen op dezelfde lijn zit.
Zorg voor input van alle betrokkenen
Het is essentieel om alle relevante partijen te betrekken bij het creëren van dit document, zodat alle perspectieven en belangen worden meegenomen.
Door input te verzamelen van verschillende stakeholders, zoals teamleden, klanten, leveranciers en andere belanghebbenden, wordt de kans op een succesvol project aanzienlijk vergroot.
Door alle betrokkenen te betrekken bij het opstellen van het document, worden mogelijke obstakels en knelpunten in een vroeg stadium geïdentificeerd en kan hierop worden geanticipeerd. Met z’n alleen zie je vaak meer gevaren dan alleen.
Daarnaast creeër je buy-in. Als teamgenoten bijdragen aan dit document zullen zij zich meer onderdeel voelen van het idee.
Voordelen van project initiatie document
Het gebruiken van een project initiatie document bij projectmanagement kent verschillende voordelen.
Duidelijkheid en focus
Een project initiatie document helpt om de doelstellingen en scope van het project duidelijk te definiëren. Hierdoor weten alle betrokkenen precies wat er van hen verwacht wordt en kan er gericht worden gewerkt aan het behalen van de gestelde doelen.
Communicatie en samenwerking
Het document zorgt voor een goede communicatie tussen alle teamleden en stakeholders. Het geeft een duidelijk beeld van de verwachtingen en verantwoordelijkheden, waardoor de samenwerking soepeler verloopt en eventuele misverstanden worden voorkomen.
Risicobeheersing
Door het project initiatie document worden potentiële risico’s in kaart gebracht en kunnen er tijdig maatregelen worden genomen om deze te beheersen. Hierdoor wordt de kans op vertragingen of budgetoverschrijdingen aanzienlijk verkleind.
Nadelen van project initiatie document
Hoewel het gebruik van een project initiatie document bij projectmanagement veel voordelen met zich meebrengt, zijn er ook nadelen aan verbonden.
Ten eerste kan het opstellen van een uitgebreid document veel tijd en moeite kosten, vooral in het begin van het project wanneer er nog veel onzekerheden zijn. Dit kan leiden tot vertragingen in de start van het project en frustratie bij teamleden. Geef jezelf en het team daarom een deadline. Probeer in 2 weken zo veel mogelijk te omschrijven, maar accepteer ook dat het niet lukt om alle mogelijke informatie te beschrijven in die 2 weken.
Daarnaast kan het document te veel focus leggen op planning en structuur, waardoor er minder ruimte is voor flexibiliteit en creativiteit in het project. Dit kan problematisch zijn wanneer onverwachte veranderingen optreden en er snel moet worden geschakeld.
Verder kan het project initiatie document ook zorgen voor een gevoel van beperking bij teamleden, omdat zij het gevoel kunnen hebben dat ze gebonden zijn aan de afspraken en planningen die in het document zijn vastgelegd.
Alternatieven project initiatie document
Een alternatief voor het PID is een project charter. Dit document bevat veel van dezelfde informatie als het PID, maar is vaak beknopter en meer gericht op het verkrijgen van goedkeuring en het vastleggen van de belangrijkste projectdoelstellingen.
Een ander alternatief is een project roadmap. Dit document geeft een overzicht van de belangrijkste mijlpalen en deliverables van het project en helpt bij het plannen en monitoren van de voortgang.
Gerelateerde artikelen (ook interessant)
- Duidelijke verwachtingen met een Project Charter Template
- Zo maak je een Implementatieplan
- Een Roadmap Template helpt je om een lange termijn visie te visualiseren
