Zoek je een project scope template om de grenzen en verantwoordelijkheden van het team vast te leggen? In dit artikel leggen we de project scope uit én kun je daarnaast ook 1 gratis template downloaden.
Om het jou makkelijker te maken biedt Manageproject templates en sjablonen aan. Dit zijn handige hulpmiddelen die ervoor zorgen dat een project met succes kan worden uitgevoerd, omdat ze de structuur en het format al voor je hebben uitgewerkt.
Wat is een project scope?
Een project scope is de kern van een project en beschrijft wat wel en wat niet onder het project valt. Deze omschrijving kan je zo uitgebreid maken als je wil, maar bevat meestal alle doelstellingen, deliverables, taken, kosten en deadlines die nodig zijn om het project succesvol af te ronden.
De projectscope legt hiermee de grenzen en verantwoordelijkheden van het projectteam vast en schetst de verwachte uitkomst van een project.
Een scope is essentieel voor het managen van de verwachtingen van stakeholders. Daarnaast om van scope creep te voorkomen, wat betekent dat het project zich uitbreidt buiten de oorspronkelijke scope. Er komt in zo’n geval werk bij terwijl het budget en de deadlines gelijk blijven. Een goed gedefinieerde projectscope zorgt voor een heldere richting en focus gedurende het project.
Het doel van een project scope
Het doel van een project scope is om de reikwijdte van het project te definiëren en af te bakenen. Het helpt om duidelijkheid te scheppen over wat wel en niet binnen de mogelijkheden van het project valt, en wat de beoogde resultaten en doelstellingen zijn.
Een goed gedefinieerde project scope helpt om verwachtingen te managen en voorkomt scope creep, het ongecontroleerd uitbreiden van de scope tijdens het project. Dit zorgt ervoor dat het project op tijd en binnen budget blijft.
Daarnaast wordt een project scope vaak vastgelegd in een groter projectplan of project charter en vormt de basis voor alle verdere planning en uitvoering van het project.
Elementen van een project scope
Je kan een scope van een project eenvoudig maar ook uitgebreid omschrijven.
Het voordeel van een kort omschreven scope of een vaag omschreven scope is dat je daardoor later flexibiliteit in je project houdt. Het nadeel is dat je mogelijk niet de juiste verwachting afgeeft aan de opdrachtgever; misschien verwacht hij/zij wel iets anders?
Mogelijke onderdelen die je in een project scope kan beschrijven zijn:
- Projectomschrijving
- Doelstellingen
- Deliverables (wat zal het project opleveren en wat niet)
- Acceptatiecriteria (bij welke voorwaarden van het opgeleverde is de opdrachtgever tevreden)
- Investering: Budget en andere Resources (benodigde middelen)
- Planning (belangrijke deadlines)
Door deze elementen goed te definiëren en te communiceren, kunnen projectteams efficiënter werken en de kans op succes vergroten.
Het is ook belangrijk om regelmatig de projectscope te evalueren en te controleren op wijzigingen, zodat het project op koers blijft en binnen de gestelde grenzen blijft.
Ons advies is om een scope per periode op te stellen, bijvoorbeeld per kwartaal. Zo blijft de scope ook haalbaar en kan je nieuwe verwachtingen bespreken voor het nieuwe kwartaal.
Geschiedenis van project scope
De geschiedenis van project scope gaat terug tot de vroege dagen van projectmanagement. Vroeger werd de project scope vaak te ruim of te vaag geformuleerd, wat leidde tot budgetoverschrijdingen en vertragingen.
In de loop der tijd is er meer nadruk komen te liggen op het afbakenen van de project scope en het goed definiëren van de grenzen van een project. Dit heeft geleid tot een betere controle en beheersing van projecten.
Tegenwoordig wordt er vaak gebruik gemaakt van technieken zoals Work Breakdown Structures (WBS) en scope statements om de project scope nauwkeurig vast te leggen en te communiceren naar alle belanghebbenden.
Voor- en nadelen van een project scope
Het gebruik van een project scope bij projectmanagement heeft verschillende voor- en nadelen.
Voordelen gebruik van een project scope
Het definiëren van een project scope helpt om duidelijkheid te scheppen over de doelstellingen en de verwachtingen van het project. Dit zorgt ervoor dat het team gefocust blijft en niet afgeleid raakt door zijprojecten of taken die niet bijdragen aan het uiteindelijke doel.
Door een duidelijke project scope vast te leggen, wordt het risico op scope creep geminimaliseerd. Scope creep is het verschijnsel waarbij het project langzaamaan uitgroeit tot meer taken en doelen dan oorspronkelijk gepland, wat kan leiden tot vertragingen en budgetoverschrijdingen.
Met een goed gedefinieerde project scope kunnen de benodigde resources nauwkeuriger worden ingeschat en gepland. Dit helpt bij het voorkomen van overbelasting van teamleden en zorgt voor een efficiëntere uitvoering van het project.
Nadelen gebruik van een project scope
Een van de nadelen van het gebruik van een project scope is dat het kan leiden tot beperkte flexibiliteit in het project. Als de scope eenmaal is vastgesteld, kan het moeilijk zijn om wijzigingen aan te brengen zonder de goedkeuring van alle belanghebbenden.
Wanneer de project scope niet goed gedefinieerd is, bestaat er een verhoogde kans op scope creep. Dit betekent dat het project steeds groter wordt dan oorspronkelijk gepland, wat kan leiden tot vertragingen en budgetoverschrijdingen.
Met een vastgestelde project scope kan het moeilijk zijn om prioriteiten te stellen binnen het project. Dit kan leiden tot verwarring en inefficiëntie in de projectuitvoering.
Gratis Templates Manageproject
Manageproject is een platform gemaakt door en voor projectmanagers. Tijdens onze dagelijkse werkzaamheden creëren wij verschillende documenten.
Projectmanagers zijn doorgaans ook behulpzaam. Daarom delen wij graag onze bestaande documenten om tijd te besparen en dubbel werk te voorkomen.
Template Project Scope
In het voorbeeld hieronder zie je een screenshot van de project scope template van Manageproject.nl.
Klik op de groene button om te registreren en het template gratis te downloaden.
Gratis Downloaden
✔ 45+ gratis templates
✔ Regelmatig nieuwe templates
✔ Onbeperkt downloaden
Vaststellen duidelijke project scope
Bij projectmanagement is het vanwege verschillende redenen belangrijk om een duidelijke project scope vast te stellen.
Helpen team om gefocust te blijven
Het helpen van het team om gefocust te blijven is een belangrijke reden voor het vaststellen van een duidelijke project scope. Wanneer een project een duidelijk omschreven scope heeft, weet het team precies wat de doelen en verwachtingen zijn.
Dit helpt om de focus te behouden en voorkomt dat het team afgeleid raakt door bijkomstige zaken. Een goed vastgestelde project scope helpt om de prioriteiten te bepalen en zorgt ervoor dat het team efficiënter kan werken.
Door een duidelijk beeld te hebben van wat er moet worden bereikt, kunnen teamleden zich beter concentreren op de taken die bijdragen aan het behalen van het uiteindelijke doel.
Voorkomen van budgetoverschrijdingen
Het voorkomen van budgetoverschrijdingen is een van de belangrijkste redenen waarom het vaststellen van een duidelijke project scope essentieel is.
Door vanaf het begin een heldere scope te definiëren, kan het team beter anticiperen op de benodigde middelen en kosten. Hiermee wordt voorkomen dat er tijdens het project onverwachte kosten ontstaan die buiten het oorspronkelijke budget vallen.
Een duidelijke project scope zorgt voor een duidelijke richting en focus, waardoor het team efficiënter kan werken en beter in staat is om de benodigde middelen en kosten realistisch in te schatten. Door deze preventieve maatregelen te nemen, wordt de kans op budgetoverschrijdingen aanzienlijk verkleind.
Proces voor bepalen van project scope
Het bepalen van de project scope wordt gedaan aan de hand van een bepaald proces:
Definiëren het project en doelstellingen
Het definiëren van de doelstellingen van het project is een essentiële stap in het proces van het bepalen van de project scope. Zonder duidelijke doelstellingen is het moeilijk om de juiste richting te bepalen en de projectactiviteiten effectief te plannen en uit te voeren.
Het bepalen van de doelstellingen helpt om de verwachtingen van alle belanghebbenden af te stemmen en zorgt ervoor dat het project uiteindelijk succesvol zal zijn.
De doelstellingen fungeren als de leidraad voor het vaststellen van de project scope en het bepalen van de benodigde middelen en tijdlijnen. Ze helpen ook bij het evalueren van de voortgang en het succes van het project.
Door duidelijk gedefinieerde doelstellingen te hebben, kunnen teams beter samenwerken en gefocust blijven op het uiteindelijke doel.
Het omschrijven van de deliverables en de acceptatiecriteria ervan
Deliverables zijn de tastbare resultaten of producten die aan het einde van het project worden opgeleverd. Om deze reden is het identificeren van deliverables een belangrijke stap in het proces van het bepalen van de project scope.
Door deliverables te identificeren, kunnen de verwachtingen van alle belanghebbenden duidelijk worden gemaakt en kan er een duidelijk beeld worden gevormd van wat er precies moet worden bereikt. Ook helpt het om projectdoelen te definiëren en ervoor te zorgen dat een project op het juiste spoor blijft.
Daarnaast biedt het identificeren van de deliverables de nodige richting en focus voor het hele projectteam, zodat iedereen weet wat er van hen wordt verwacht en welke resultaten moeten worden behaald.
Bepalen van de benodigde budget en resources
Als stap in het proces van het bepalen van de project scope is het ook van essentieel belang om de benodigde resources te bepalen. Deze resources zijn nodig om het project succesvol te voltooien binnen de gestelde tijd en budget.
Het bepalen van de benodigde resources omvat het identificeren van alle mensen, materialen, apparatuur en budgetten die nodig zijn om het project uit te voeren.Het nauwkeurig bepalen van de benodigde resources helpt bij het creëren van een realistische project scope en bij het stellen van haalbare doelen.
Door een grondige analyse van de benodigde resources kunnen potentiële obstakels en knelpunten vroegtijdig worden geïdentificeerd en aangepakt.
Het bepalen van de benodigde resources in een vroeg stadium van het project, kunnen eventuele tekorten of overschotten tijdig worden gecorrigeerd. Dit draagt bij aan een efficiënte uitvoering van het project en minimaliseert de kans op vertragingen of budgetoverschrijdingen.
Het vaststellen van de planning en belangrijke deadlines
Als laatste stap is het vaststellen van de deadlines een cruciale stap in het proces van het bepalen van de project scope. Dit is het moment waarop de teamleden en belanghebbenden moeten beslissen wanneer bepaalde mijlpalen of deliverables moeten worden afgerond.
Door concrete deadlines te stellen, kunnen projectmanagers ervoor zorgen dat het project op schema blijft en binnen het vastgestelde budget wordt voltooid. Daarnaast helpen de deadlines ook bij het bepalen van de prioriteiten en het managen van de verwachtingen van alle betrokken partijen.
Het stellen van realistische deadlines is essentieel voor het succes van het project en zorgt ervoor dat iedereen weet wat er van hen wordt verwacht in termen van tijdlijnen en opleveringen. Door deadlines te stellen wordt er structuur gebracht in het project en kan er efficiënt worden gewerkt aan het behalen van de doelen.
Communiceren van de project scope
Het communiceren van de project scope naar alle belanghebbenden is een essentieel onderdeel van projectmanagement.
Het is belangrijk dat alle betrokken partijen een duidelijk beeld hebben van wat het project inhoudt en welke doelstellingen er behaald moeten worden.
Het belang van heldere communicatie
Een duidelijk omschreven project scope is essentieel voor het succes van een project. Het bepaalt namelijk de grenzen van wat er wel en niet binnen het project valt. Dit is waar heldere communicatie om de hoek komt kijken. Door vanaf het begin duidelijk te zijn over de project scope, voorkom je misverstanden en verwarring bij alle betrokkenen.
Zonder duidelijke communicatie kan de scope van een project uit de hand lopen en kunnen er vertragingen en budgetoverschrijdingen ontstaan. Door open en transparante communicatie te bevorderen, kan een project soepel en efficiënt worden afgerond binnen de gestelde grenzen.
Maak de project scope bij voorkeur centraal, transparant beschikbaar in bijvoorbeeld een Dropbox, Google Drive of andere cloud oplossing. Maak het makkelijk voor je team om terug te vallen op de scope omschrijving, zodat iedereen altijd kan opzoeken wat de bedoeling ook alweer is.
Het betrekken van alle relevante partijen
Het betrekken van alle relevante partijen bij het opstellen van de project scope is van groot belang voor het succes van een project. Door alle stakeholders te betrekken bij het vaststellen van de project scope, worden verwachtingen gemanaged en kunnen potentiële conflicten worden voorkomen.
Bovendien zorgt het betrekken van alle relevante partijen ervoor dat alle benodigde informatie en expertise wordt meegenomen in het bepalen van de scope, wat de kwaliteit van het project ten goede komt.
Door alle relevante partijen te betrekken bij het bepalen van de project scope, worden verschillende perspectieven meegenomen en kan er een breed gedragen besluit worden genomen. Dit vergroot de kans dat het project succesvol wordt afgerond binnen de gestelde tijd en budget.
Tot slot ontstaat hierdoor ownership. Als iedereen aan het plan heeft mogen bijdragen zal men het eerder als een eigen plan zien en alle uitgangspunten omarmen.
Monitoren en bijstellen project scope
Het regelmatig updaten van de project scope kan van cruciaal belang zijn voor het succes van een project. Door de scope regelmatig te evalueren en indien nodig bij te stellen, kunnen projectmanagers ervoor zorgen dat het project op schema blijft en binnen het budget blijft.
Het bijwerken van de project scope kan nodig zijn als gevolg van veranderende omstandigheden, nieuwe inzichten of feedback van belanghebbenden. Door de project scope up-to-date te houden, kunnen betere beslissingen worden genomen en kunnen mogelijke problemen vroegtijdig worden geïdentificeerd en aangepakt.
Ons advies is om eens per maand of eens per kwartaal te evalueren. Niet vaker, want dan ontstaat er mogelijk verwarring over de doelstellingen en kan het team focus verliezen.
Oplossen scope-gerelateerde problemen
Het oplossen van eventuele scope-gerelateerde problemen bij project scope is essentieel voor het succes van een project. Een eerste stap is het grondig analyseren van de oorsprong van het probleem, om zo de juiste oplossingsstrategie te bepalen.
Het is belangrijk om duidelijke grenzen te stellen aan de scope van het project om te voorkomen dat het uit de hand loopt en er vertragingen ontstaan. Daarnaast is regelmatige communicatie met alle betrokkenen cruciaal om ervoor te zorgen dat iedereen op dezelfde pagina zit en eventuele scope-creep wordt voorkomen.
Door deze stappen te volgen en proactief te handelen, kunnen scope-gerelateerde problemen effectief worden aangepakt en het project succesvol worden afgerond.
Bijstellen van de project scope
Een van de belangrijkste redenen voor het regelmatig bijstellen van de project scope is om ervoor te zorgen dat het project nog steeds voldoet aan de oorspronkelijke doelstellingen en eisen.
Door veranderingen in de scope tijdig te identificeren en te implementeren, kan voorkomen worden dat het project uit de hand loopt of uitloopt op budget.
Het bijhouden van een up-to-date project scope is essentieel voor het managen van de verwachtingen van belanghebbenden en het maximaliseren van de kans op succes.
Gerelateerde artikelen (ook interessant)
- Met dit artikel schrijf jij een geweldig Project Plan
- Project Charters opstellen wordt een eitje met dit template
- Een Roadmap Template helpt je om een lange termijn visie te visualiseren
