Asana is een van vele project management tools en software, en jij vraagt je af of Asana de oplossing is voor jouw situatie. Ik ben project manager sinds 2011 en heb meerdere jaren met Asana gewerkt. Aan de hand van deze Asana review zal ik jou in deze blog uitleggen of Asana past bij jouw situatie, en welke argumenten je daarbij kan afwegen.
Om meteen met de deur in huis te vallen: Asana past bij een taakgerichte werkomgeving. Dat klinkt vaag, in deze blogpost zal ik je uitleggen wat dat inhoud, welke kosten bij Asana horen en hoe Asana te vergelijken is met alternatieven als Trello en Jira.
Hoofdredenen om Asana te gebruiken zijn:
- Jouw project bestaat uit veel taken die klein zijn en duidelijk te formuleren zijn
- Het team is al gewend om met project management tools te werken, Asana vind ik namelijk ‘medium ingewikkeld’ om in te stappen
- Je opties om taken en projecten in het systeem te zetten zijn beperkt, en dat is een voordeel omdat het daarom geen onoverzichtelijk geheel wordt
- Naam: Asana
- Type: Software voor efficiënt, taakgericht werk
- Gemaakt door: Asana
- Sinds: 2008
- Vanaf: $10,99 per persoon per maand
- Alternatief: monday.com, ClickUp
- Zie ook mijn andere Tool reviews
Mijn ervaring met Asana
- Gebruiksvriendelijkheid
- Innovatie
- Security
- Kosten
Asana review – Wat is Asana?
De letterlijke betekenis van Asana is een yoga positie, misschien niet helemaal wat je verwacht? En ook verwarrend, er is namelijk een app genaamd ‘Asana Rebel Yoga’ met een totaal ander doel dan project management. Daarover hieronder meer. Deze Asana review gaat over de project management tool, die als doel heeft om werk te organiseren, volgen en sturen. Asana software kan je als bedrijf of individu aanschaffen om overzicht te houden van taken, en als team samen te werken. Het programma kan aangeschaft worden als bedrijf of particulier, dat maakt niet uit.
Eenvoudig, taakgericht samenwerken.
- Zie voor meer informatie mijn Asana review
Direct aanschaffen bij:
Asana is in 2008 opgericht door ex Facebookers Dustin Moskovitz and Justin Rosenstein. Sindsdien gebruiken meer dan 100.000 bedrijven en daardoor miljoenen mensen Asana software. In 2020 is het bedrijf zelfs de beurs op gegaan, en wordt nu geschat op een waarde van 1,5 miljard. (bron). Het programma wordt geprezen om haar eenvoud, intuïtief design en taakgerichtheid. Zie als voorbeeld de ‘lijst’ weergave van Asana in de screenshot hieronder.
De lijst weergave die je in de afbeelding hierboven ziet, is de weergave waar Asana oorspronkelijk mee is begonnen, en nog steeds de standaard optie. In de jaren die volgden zijn er andere weergaves zoals board (Kanban), timeline (roadmap) en calendar bijgekomen. De lijst weergave kenmerkt de filosofie van Asana: het overzicht houden van veel, duidelijk omschreven, kleine taken. Hoe heerlijk is het als je telkens weer een taak kan afvinken?
‘Asana’ is niet ‘Asana rebel yoga’
Ik wil kort toelichten waar de app ‘Asana Rebel Yoga’ voor dient, zodat er geen verwarring ontstaat over beide oplossingen. Asana Rebel Yoga is een populaire Yoga App met tal van Yogaoefeningen en workouts. De app heeft meerdere awards gewonnen en telt 10 miljoen gebruikers (bron). Daardoor zal je de app nog wel eens tegenkomen als je zoekt op project management software Asana. Het gaat dus niet om dezelfde oplossing. Goed om te weten!
Project Management met Asana
Ik heb Asana gebruikt in teams van circa 5 personen, in een combinatie van korte- en lange termijn projecten. Wat ik prettig vind aan het gebruik van Asansa is dat taken kort en eenvoudig omschreven worden met duidelijke deadlines (zie ook het voorbeeld hieronder). Daarnaast kan je makkelijk afwijken van de categoriën ’to do > doing > done’ en er voor kiezen om die bewoording aan te passen naar mini projectjes. Omdat je taken kan afvinken hoef je taken niet te verplaatsen van to do, naar doing, naar done. Dat voelt voor mij als dubbel werk, en daar houdt niemand van.
Zodra een project groter wordt of uit meerdere miniprojectjes bestaat, adviseer ik in de linker kolom een extra project aan te maken. In de afbeeldingen hierboven zie je nu 1 project ‘Manageproject.nl’, je kan daar meerdere projecten toevoegen waarna je eenzelfde weergave van taken zal krijgen.
Adoptie van Asana
Ik vind adoptie van tooling een belangrijk onderwerp, omdat het succes van software immers afhangt van het gebruik. Daarom neem ik in deze Asana review ook het onderwerp adoptie mee. De moeilijkheidsgraad om mensen op Asana te krijgen is naar mijn mening medium (gemiddeld). Mijn twee redenen daarvoor zijn:
- Asana gebruik is minder hoog in Nederland dan oplossingen als Teams 365, Google Workspace en Trello. Omdat nog relatief minder mensen ervaring hebben met Asana zal je nieuwe deelnemers eenmalig uitleg moeten geven over hoe projecten zijn ingericht en hoe Asana werkt. Als project manager spreken veel functies voor zich, maar houdt er altijd rekening mee dat niet elk persoon een project manager en/of tool liefhebber is
- Registratie is vereist en meerdere meldingen om jou te overtuigen van een betaalde versie zullen daarna ontstaan. Voor sommige mensen is dit een drempel om aan te melden
Asana vs Trello
Trello en Asana hebben veel overeenkomsten. Zo kan je in beide tools kiezen voor verschillende weergave mogelijkheden. Daarnaast hebben beide tools standaard integratie opties met andere veelgebruikte tools zoals Google Agenda, Google Docs, Teams, etc. Ook hebben beide tools een flinke historie en een megabedrijf dat voor regelmatige innovatie zorgt. Wat dat betreft zit je met beide opties goed.
Het belangrijkste verschil tussen Asana en Trello is wat mij betreft de eenvoud. Asana is simpel, duidelijk, heeft een cleane interface en blijft daardoor altijd overzichtelijk. Trello heeft veel meer opties om bijlagen toe te voegen, om te categoriseren en je weergave in te richten. Daardoor kan Trello een zooitje worden als niemand het overzicht bewaakt.
Het grootste gemis aan Asana ten opzichte van Trello vind ik documentatie. Je kan in Trello een kolom reserveren met kaartjes (taken, tickets) om in te documenteren, bijvoorbeeld notulen van meetings, slides of andere bijlagen. Die kaartjes blijven ter naslag staan en je kan hiermee een mooi archief aan informatie opbouwen. Asana heeft geen oplossing voor het doel documentatie, het is niet handig te documenteren in taken die later afgevinkt gaan worden. Hierdoor zal je ter aanvulling van Asana een aantal Google Docs of een Google Site moeten aanleggen om bedrijfsinformatie op te slaan.
Asana vs Jira
De grootste overeenkomst tussen Jira en Asana is het werken met taken (tickets in Jira) en het kunnen verbinden van die taken. Een taak kan bijvoorbeeld een subtask zijn, of een voorwaarde. Dit werkt prettig om afhankelijkheden scherp te hebben.
Het grootste verschil tussen Jira en Asana is de focus die Jira heeft op development. Als developer is het fijn om makkelijk code uit te kunnen wisselen, makkelijk te documenteren en een project in fases (sprints) te ontwikkelen. Om dit mogelijk te maken heeft Jira allerlei functies die specifiek voor development zijn ontwikkeld. Die specifieke functies heeft Asana niet, want Asana is juist heel eenvoudig en simpel. Ik sluit niet uit dat je een website of app zou kunnen ontwikkelen met Asana als softwareoplossing, maar Jira biedt wel veel meer functies om development makkelijker te maken. Zie ook mijn Jira review.
Download de Asana App
Net als veel andere project management tools wordt Asana meestal in je internet browser gebruikt. Je kan inloggen op de app op https://app.asana.com/.
Het is niet gebruikelijk, maar je kan Asana ook downloaden. Hieronder kan je de opties vinden.
Asana pricing en voordelen ten opzichte van de free version
Op de kosten pagina van Asana kan je de actuele kosten en voordelen van Asana vinden.
Voordelen van een betaalde Asana licentie:
Het goede nieuws is dat je niet per se een betaalde licentie van Asana nodig hebt als je de tool wil leren kennen en een klein, eenvoudig project wil sturen. Met de basis functionaliteiten van Asana kan je prima overzicht houden van meerdere kleine projecten met een team van 5 tot 10 personen.
Zodra je team groter wordt en je projecten coördineert die van elkaar afhankelijk zijn is mijn advies de betaalde versie van Asana te gebruiken. De voornaamste voordelen van de betaalde versie zijn:
- De verschillende weergaves, zoals ‘Timeline’ waarin je taken chronologisch naast elkaar ziet
- Rapportage inzichten over de voortgang van projecten of taken. Waar loopt het spaak?
- Een onbeperkt aantal gasten. 15 personen klinkt veel maar met alle flexibele krachten erbij zit je daar zo aan
Eenvoudig, taakgericht samenwerken.
- Zie voor meer informatie mijn Asana review
Direct aanschaffen bij:
Andere project management tools en software
Ben je er na het lezen van de Asana review uit dat Asana niet de oplossing voor jou is? Bekijk dan ook mijn andere artikelen over Project Management programma’s. Er is vast een oplossing die beter bij jouw situatie of doel past.
Mocht je op zoek zijn naar een ander type software, kijk dan zeker ook even op mijn algemene tools en software pagina.
