Wil je jouw geleverde goederen of diensten in rekening brengen? In dit artikel behandelen we alle belangrijke informatie die je moet weten over een factuur en daarnaast kan je ons gratis template downloaden.
Wat is een factuur?
Een factuur is een document dat een lijst bevat van goederen of diensten die geleverd zijn, samen met de bijbehorende kosten.
Het is een belangrijk document voor zowel de verkoper als de koper, omdat het de transacties tussen beide partijen vastlegt en bekrachtigd.
Elementen die een factuur bevat
Op een factuur vind je onder andere de naam en adresgegevens van zowel de verkoper als de koper. Een factuur wordt doorgaans vanuit een bedrijf opgesteld en niet vanuit een privépersoon. Als je als particulier kosten in rekening wil brengen doe je dat met een kwitantie.
Ook staat er een factuurnummer op, waarmee de factuur uniek geïdentificeerd kan worden. Elke factuur die je opstelt moet hierin uniek zijn en een eigen factuurnummer hebben.
Verder bevat een factuur ook informatie over de geleverde producten of diensten, samen met de hoeveelheid en prijs per eenheid. Deze gegevens zijn essentieel voor het opstellen van een factuur en het overzichtelijk houden van de financiële transacties.
Tenslotte bevat een factuur ook de betaaltermijn (vervaldatum) en betaalwijze, zodat de koper weet wanneer en hoe hij de factuur moet voldoen. Dit zorgt voor een duidelijke en eenvoudige afhandeling van de financiële transactie die bij de factuur hoort.
Waarom is een factuur belangrijk?
Een factuur is belangrijk om verschillende redenen. Allereerst biedt het juridische zekerheid in geval van een geschil. Een correct opgestelde factuur kan als bewijs dienen in een rechtbank en helpt bij het vaststellen van verplichtingen tussen partijen.
Daarnaast is een factuur ook van belang voor belastingtechnische redenen. Een factuur moet voldoen aan bepaalde eisen van de Belastingdienst om recht te geven op aftrek van btw. Het is dus cruciaal om facturen juist en volledig op te stellen om eventuele problemen met de belastingdienst te voorkomen. Je kan het percentage btw controleren op de website van de belastingdienst.
Bij conflicten over geleverde goederen of diensten is een goed opgestelde factuur ook essentieel om de bewijslast te dragen en de juistheid van de transactie te kunnen aantonen.
Geschiedenis van de factuur
De geschiedenis van de factuur gaat terug tot de oudheid, waar handelaren en kooplieden al gebruik maakten van geschreven of mondelinge afspraken over betalingen.
In de Middeleeuwen werden facturen vaak in de vorm van handgeschreven documenten gebruikt, waarin de details van de transactie werden vastgelegd.
Met de opkomst van de boekhouding in de 19e eeuw werd de factuur een standaard onderdeel van de zakelijke transacties.
Momenteel worden facturen nu vaak elektronisch verstuurd en verwerkt, waardoor het proces efficiënter en milieuvriendelijker is geworden.
Wat begon als eenvoudige afspraken over betalingen is uitgegroeid tot een essentieel onderdeel van het zakendoen.
Gratis templates Manageproject
Manageproject is een platform dat ontwikkeld is voor projectmanagers, door projectmanagers. We genereren verschillende documenten tijdens onze taken. Projectmanagers staan bekend om hun behulpzaamheid, daarom stellen we onze documenten graag ter beschikking om tijd te besparen en dubbel werk te voorkomen.
Factuur template
Hieronder zie je een afbeelding van het factuur template van Manageproject.nl.
Klik op de groene knop om je aan te melden en het template gratis te downloaden.
Gratis Downloaden
✔ 45+ gratis templates
✔ Regelmatig nieuwe templates
✔ Onbeperkt downloaden
Voordelen gebruik van factuur template
Er zijn verschillende voordelen verbonden aan het gebruik van een factuur template.
Ten eerste bespaart het tijd, aangezien je niet telkens opnieuw een factuur hoeft te maken. Met een template heb je veel benodigde informatie al ingevuld, waardoor je snel en efficiënt kunt werken en bij elke nieuwe factuur copy-paste kunt doen.
Daarnaast zorgt een factuur template voor een professionele uitstraling. Alle gegevens staan netjes geordend en consistent opgemaakt, wat een goede indruk achterlaat bij je klanten. Voeg eventueel nog een logo toe in de rechter bovenhoek.
Bovendien voorkomt het gebruik van een template fouten, omdat alle velden al zijn ingesteld en je alleen nog maar de specifieke gegevens hoeft in te vullen.
Tot slot is het handig om een factuur template te gebruiken voor het bijhouden van je administratie. Alle facturen zijn op dezelfde manier opgesteld en makkelijk terug te vinden.
Belang facturen bij projectmanagement
Om verschillende redenen zijn facturen van belang bij projectmanagement.
Bewijs van geleverde dienst of product
Facturen spelen een cruciale rol bij het vastleggen van de financiële transacties en het vaststellen van de betalingen die moeten worden ontvangen. Door het nauwkeurig bijhouden en versturen van facturen, kunnen projectmanagers ervoor zorgen dat alle partijen op de hoogte zijn van de gemaakte kosten en de geleverde prestaties.
Het belang van facturen in projectmanagement moet niet worden onderschat, aangezien ze fungeren als een juridisch document dat de transacties tussen verschillende partijen bevestigt. Het geeft transparantie en duidelijkheid over wat is overeengekomen en wat er is geleverd. Hierdoor kunnen eventuele geschillen of misverstanden worden voorkomen.
Financiële planning en controle project
Door het secuur bijhouden van facturen kunnen projectmanagers het budget effectief beheren en eventuele financiële risico’s identificeren. Facturen spelen een cruciale rol bij het projectmanagement omdat ze inzicht geven in de uitgaven en inkomsten van een project.
Door regelmatig facturen te controleren en te vergelijken met de oorspronkelijke begroting, kunnen projectmanagers afwijkingen opsporen en tijdig bijsturen. Hierdoor kan de financiële gezondheid van het project worden gewaarborgd en kunnen eventuele problemen worden voorkomen.
Communicatiemiddel klant en team
Het versturen en ontvangen van facturen zorgt voor een heldere en transparante communicatie over financiële afspraken en verantwoordelijkheden.
Door facturen te versturen wordt de klant op de hoogte gehouden van de voortgang van het project en kunnen eventuele kostenoverschrijdingen direct worden gecommuniceerd. Ook voor het projectteam is het belangrijk om facturen te versturen, aangezien dit zorgt voor een correcte en tijdige betaling voor geleverde diensten en producten.
Onze tip is om kosten waar mogelijk direct te factureren, zodat de betaaltermijn start en de betaling over 14 of 30 dagen binnenkomt. Probeer kosten waar dat logisch is wel te bundelen op een factuur, zodat je je klant niet overlaad met facturen.
Daarnaast fungeren facturen als bewijs van afspraken en kunnen ze worden gebruikt als referentie bij eventuele geschillen of vragen over de geleverde werkzaamheden.
Hoe werkt het factureringsproces?
Het factureringsproces omvat verschillende stappen, zoals het opstellen en versturen van facturen, het opvolgen van deze facturen en het ontvangen van betalingen. Elk van deze stappen is essentieel voor een goed functionerend factureringssysteem.
Het opstellen van een factuur begint met het verzamelen van alle benodigde informatie, zoals de producten of diensten die geleverd zijn, de prijs hiervan en eventuele kortingen. Onderschat daarbij niet de bedrijfsgegevens van je klant. Die zijn niet altijd direct beschikbaar en zal je vaak eerst moeten opvragen.
Vervolgens wordt de factuur opgemaakt en verstuurd naar de klant. Het is belangrijk dat de factuur duidelijk en overzichtelijk is, zodat de klant deze gemakkelijk kan controleren en betalen.
Na het versturen van de factuur is het van belang om de betaling op te volgen. Dit kan door middel van herinneringen te sturen naar de klant, telefonisch contact op te nemen of het inschakelen van een incassobureau.
Zodra de betaling ontvangen is, kan de factuur gemarkeerd worden als betaald in het systeem en is het factureringsproces succesvol afgerond.
Tips voor een overzichtelijke factuur
Een overzichtelijke en duidelijke factuur is essentieel voor zowel jou als de ontvanger. Hier zijn een paar tips om ervoor te zorgen dat jouw facturen gemakkelijk te begrijpen zijn.
Houd het simpel
Vermijd te veel details en lange zinnen op de factuur. Maak gebruik van korte en bondige beschrijvingen van de geleverde producten of diensten.
Probeer een factuur altijd max 1 of 2 kantjes te maken. Als het document langer wordt is het waarschijnlijk wel op te splitsen in twee of drie facturen waardoor het overzichtelijker wordt.
Gebruik duidelijke titels
Zorg ervoor dat de titels van de verschillende onderdelen op de factuur goed zichtbaar en begrijpelijk zijn. Maak eventueel gebruik van vetgedrukte tekst om de belangrijkste informatie te benadrukken.
Nummer en dateer de factuur
Geef elke factuur een uniek nummer en vermeld duidelijk de datum waarop de factuur is uitgegeven. Dit helpt bij het organiseren en bijhouden van de betalingen.
Voeg een betalingstermijn toe
Geef duidelijk aan wat de deadline is voor het betalen van de factuur. Dit zorgt voor een duidelijk verwachtingspatroon bij de ontvanger en helpt bij het voorkomen van betalingsproblemen.
Als klein bedrijf zoals bijvoorbeeld een ZZPer is het gebruikelijk dat je een betalingstermijn van 14 dagen hanteert. In het MKB wordt een betalingstermijn van 30 dagen veel gebruikt. In grote internationals zijn betalingstermijnen van 60 of zelfs 90 dagen niet ongebruikelijk.
Wettelijk verplichte gegevens op factuur
Op een factuur moeten verschillende gegevens verplicht vermeld worden volgens de wet. Het is mogelijk dat die voorwaarden veranderen, controleer daarom altijd even je factuur met de website van de Belastingdienst.
Allereerst moet de naam en adres van zowel de verkoper als de koper duidelijk worden vermeld.
Daarnaast moet ook het KVK-nummer van de verkoper op de factuur staan, evenals het BTW-nummer indien van toepassing (sommige bedrijven zijn vrijgesteld van BTW).
Verder dienen ook het factuurnummer, de datum van uitgifte, de datum van levering en de vervaldatum vermeld te worden.
Daarna volgt een omschrijving van de geleverde goederen of diensten en het bedrag exclusief en inclusief BTW. Tot slot moet ook het btw-tarief dat gehanteerd wordt op de factuur aangegeven worden.
Het is belangrijk om al deze gegevens correct en volledig op de factuur te vermelden om mogelijke problemen in de toekomst te voorkomen. De belastingdienst of boekhouder controleert meestal per kwartaal en dan is het vaak te laat om nog aanpassingen te doen.
Bedrijven die facturen uitgeven dienen zich dan ook strikt te houden aan de wettelijk gestelde eisen met betrekking tot facturatie.
Mocht een factuur niet aan deze vereisten voldoen, kan dit gevolgen hebben voor de fiscale aftrekbaarheid en de rechtsgeldigheid van de factuur. Zorg er dus altijd voor dat je facturen aan alle wettelijke vereisten voldoen.
Belang correcte en tijdige facturering
Het correct en tijdig factureren van je klanten is cruciaal voor de financiële stabiliteit van je bedrijf. Door een overzichtelijke en correcte facturering zorg je ervoor dat er geen onbetaalde rekeningen blijven liggen, waardoor je cashflow op peil blijft.
Daarnaast draagt een correcte facutering bij aan een goede relatie met je klanten. Foutieve facturen kunnen zorgen voor ontevredenheid en wantrouwen bij je klanten. Door op tijd en juist te factureren laat je zien dat je professioneel en betrouwbaar bent.
Een nauwkeurige en tijdige facturering zorgt voor een accuratere administratie. Als je beter zicht hebt op alle kosten en inkomsten bespaar je tijd en geld doordat er minder correcties en navolgingen nodig zijn. Dit draagt bij aan een financieel gezond bedrijf.
Tot slot is het belangrijk om te voldoen aan wettelijke vereisten op het gebied van facturering. Een correcte facturering helpt bij het voorkomen van boetes en juridische problemen.
Belang van personalisatie in een factuur
Door relevante gegevens van de klant toe te voegen, zoals naam, adres en klantnummer, wordt de factuur persoonlijker en professioneler. Dit kan het vertrouwen van de klant vergroten en ervoor zorgen dat de factuur sneller wordt betaald.
Daarnaast kan personalisatie ook helpen bij het verminderen van fouten, omdat de kans op verwarring met andere facturen kleiner is.
Een ander voordeel van personalisatie is dat het de klantrelatie kan versterken. Door bijvoorbeeld een persoonlijke dankboodschap toe te voegen of relevante details over eerdere aankopen te vermelden, voelt de klant zich meer gewaardeerd en speciaal. Dit kan uiteindelijk leiden tot een betere klantloyaliteit en mond-tot-mondreclame.
Je kan ook branding toevoegen aan je factuur. Bijvoorbeeld een geestige betalingsherinnering op de laatste regel van de factuur. Weeg zelf af of dit bij je merk past.
Om bovenstaande redenen is het belangrijk om te investeren in een systeem dat personalisatie van facturen mogelijk maakt. Met de juiste software kan dit makkelijk worden gedaan en kunnen klanten een professionele en gepersonaliseerde ervaring krijgen bij het ontvangen van facturen.
Verschillende soorten facturen
Er zijn verschillende soorten facturen die gebruikt worden in het bedrijfsleven.
De meest gangbare is een normale factuur zoals hierboven beschreven en getoond in ons template.
Een andere is de proforma factuur, die wordt gebruikt om een schatting te geven van de kosten van een product of dienst voordat deze daadwerkelijk geleverd is. Deze factuur wordt vaak gebruikt voor internationale handelstransacties om de ontvanger een idee te geven van wat hen te wachten staat. Een proforma factuur wordt uiteindelijk niet betaald en dient slechts ter indicatie.
Een andere veelvoorkomende factuur is de creditnota, die wordt uitgegeven wanneer een fout is gemaakt op een eerdere factuur. Deze factuur corrigeert de fout en geeft aan hoeveel er moet worden terugbetaald of verrekend.
Beide soorten facturen zijn belangrijk om de financiële transacties binnen een bedrijf nauwkeurig bij te houden en eventuele fouten te corrigeren.
Facturatie software projectmanagement
Met online facturatie software kunnen teamleden eenvoudig facturen maken, verzenden en bijhouden, waardoor het proces veel sneller en gestroomlijnder verloopt.
Daarnaast bied deze softwareoptie vaak functies zoals automatische facturatie, tijdregistratie en rapportage tools die projectteams in staat stellen om hun financiën en facturatie in realtime te volgen en beheren.
Door gebruik te maken van deze facturatie software optie, kunnen projectteams hun facturatieproces stroomlijnen en ervoor zorgen dat ze altijd up-to-date zijn met hun financiële gegevens.
Tips kiezen juiste facturatie software
Het is belangrijk om te kijken naar de functionaliteiten die de facturatie software biedt. Denk hierbij aan automatische facturatie, het versturen van herinneringen en het genereren van rapporten. Kies een programma dat aansluit bij de behoeften van jouw bedrijf.
Een facturatie software moet eenvoudig te gebruiken zijn. Kies een programma waar je makkelijk mee kunt werken en waar je snel mee uit de voeten kunt. Zo bespaar je tijd en voorkom je fouten.
Vergelijk verschillende facturatie software op basis van prijs en kijk welke optie het beste past bij jouw budget. Let hierbij ook op eventuele extra kosten voor bijvoorbeeld updates of support.
Lees reviews en ervaringen van andere gebruikers om een goed beeld te krijgen van de kwaliteit en betrouwbaarheid van de facturatie software. Zo kun je een weloverwogen keuze maken.
Factuurverwerking en -bewaring
Er zijn verschillende regels en voorschriften waaraan facturen moeten voldoen om wettelijk geldig te zijn. Om te voldoen aan deze eisen, is het belangrijk om facturen op de juiste manier te bewaren.
Allereerst is het belangrijk om facturen op een veilige en toegankelijke manier te bewaren. Facturen moeten gedurende een bepaalde periode bewaard worden, afhankelijk van de wetgeving in het land waar het bedrijf gevestigd is. Check vooral de website van de Belastingdienst om te weten welke termijn aanbevolen wordt.
Daarnaast moeten facturen duidelijk leesbaar zijn en alle benodigde informatie bevatten, zoals de naam en het adres van de klant, het factuurnummer, de datum van uitgifte en het bedrag dat betaald moet worden.
Bedrijven kunnen ervoor kiezen om facturen zowel digitaal als op papier te bewaren, zolang deze voldoen aan de wettelijke vereisten. Het is ook belangrijk om een goed systeem te hebben voor het organiseren en archiveren van facturen, zodat ze gemakkelijk terug te vinden zijn wanneer dat nodig is. Wij adviseren om digitaal te bewaren, bijvoorbeeld in een Dropbox, Google Drive of in je boekhoudsoftware.
Digitale- en elektronische facturatie
Digitale facturatie en elektronische facturen hebben de manier waarop bedrijven hun financiële documenten beheren aanzienlijk veranderd.
In plaats van papieren facturen te versturen en ontvangen, kunnen bedrijven nu gebruik maken van digitale technologieën om facturen electronisch te verzenden en ontvangen. Dit heeft verschillende voordelen, zoals snellere verwerkingstijden, minder kans op fouten en een betere tracking van betalingen.
Met digitale facturatie kunnen bedrijven ook hun administratie vereenvoudigen en kosten besparen op het gebied van papier, inkt en postzegels. Bovendien zijn elektronische facturen veiliger en milieuvriendelijker dan papieren facturen, omdat ze minder risico lopen om verloren te gaan of te worden gestolen.
Door over te schakelen naar digitale facturatie en elektronische facturen, kunnen bedrijven efficiënter werken en hun cashflow verbeteren. Bovendien kunnen ze hun klanten een meer geautomatiseerde en gebruiksvriendelijke ervaring bieden, wat hun relaties met klanten kan versterken.
Veelgemaakte fouten bij facturen
Enkele veelvoorkomende fouten bij het opstellen van facturen zijn het vergeten van belangrijke gegevens, zoals het juiste factuurnummer, de datum of het correcte bedrag.
Ook kan het voorkomen dat er fouten worden gemaakt in de berekening van de verschuldigde kosten of dat er onjuiste gegevens van de klant worden vermeld.
Hoe voorkom je fouten bij facturatie?
Om fouten in de facturatie te voorkomen, is het belangrijk om vooraf een duidelijk en gestructureerd facturatieproces op te stellen.
Zorg ervoor dat alle benodigde informatie correct wordt ingevuld en gecontroleerd voordat de factuur wordt verstuurd naar de klant.
Het is ook aan te raden om regelmatig de facturatieprocessen te evalueren en te verbeteren waar nodig.
Gevolgen van onjuiste facturen
Onjuiste facturen kunnen leiden tot ontevredenheid bij klanten, vertragingen in betalingen en zelfs juridische geschillen.
Het kan de reputatie van je bedrijf schaden en tot financiële verliezen leiden. Daarom is het van groot belang om nauwkeurigheid en zorgvuldigheid te betrachten bij het opstellen van facturen en eventuele fouten direct te corrigeren.
Gerelateerde artikelen (ook interessant)
- Ideale offerte met onze offerte template!
- Project Kick-Off: Een vliegende start.
- Stel een effectief gespreksverslag op.
