Wil je genomen beslissingen en besproken informatie tijdens een meeting direct goed vastleggen? In dit artikel behandelen we alle belangrijke informatie die je moet weten over een gespreksverslag ofwel notulen en kan je onze gratis template downloaden.
Wat zijn notulen?
Notulen zijn verslagen van de besproken punten en genomen beslissingen tijdens een vergadering, bijeenkomst of overleg.
De verslagen worden opgesteld door een notulist die tijdens de vergadering aantekeningen maakt, deze uitwerkt tot een verslag en nastuurt aan alle deelnemers.
Doel van notulen
Notulen dienen verschillende doelen binnen een organisatie.
Ze fungeren als een officieel verslag van de besproken onderwerpen, genomen besluiten en actiepunten tijdens vergaderingen. Hierdoor zorgen ze voor transparantie en duidelijkheid binnen de organisatie.
Daarnaast dienen notulen ook als een geheugensteuntje voor zowel de deelnemers van de vergadering als voor degenen die niet aanwezig waren. Op deze manier kunnen belangrijke informatie en beslissingen later worden teruggekeken en opgevolgd.
Notulen zijn tevens belangrijk voor de verantwoording en terugkoppeling naar hogere managementlagen of andere stakeholders binnen de organisatie.
Door het documenteren van vergaderingen worden ook eventuele misverstanden voorkomen en kunnen actiepunten efficiënt worden opgevolgd en uitgevoerd.
Belangrijke elementen van een gespreksverslag
Een notulen bestaat uit verschillende belangrijke elementen. De belangrijktse kan je hieronder vinden.
Actiepunten en deadlines
Actiepunten en deadlines zijn de belangrijkste elementen van een notulen. Ze geven aan welke taken er na de vergadering uitgevoerd moeten worden en wanneer deze afgerond moeten zijn.
Door actiepunten en deadlines op te nemen in de notulen, wordt er duidelijkheid gecreëerd over wie verantwoordelijk is voor welke taak en hoe lang zij hier de tijd voor hebben. Dit voorkomt miscommunicatie en zorgt ervoor dat alle betrokkenen op de hoogte zijn van de verwachtingen en planning.
Actiepunten en deadlines kunnen worden opgenomen als aparte secties in de notulen, zodat ze gemakkelijk terug te vinden zijn en opgevolgd kunnen worden. Dit helpt bij het bewaken van de voortgang en het behalen van de doelen die tijdens de vergadering gesteld zijn.
Als de meeting niet te ingewikkeld is en je de kans laag inschat dat er verwarring ontstaat over de inhoud, kiezen wij ervoor om alleen de actiepunten na te sturen en niet alle onderdelen die hierna omschreven worden. De opvolging van de acties is immers het belangrijkste en niemand zit te wachten op ellenlange emails.
Samenvatting besproken onderwerpen
Na het opstellen van de actiepunten maak je een samenvatting van de besproken onderwerpen.
Dit is een beknopt overzicht van de belangrijkste punten en discussies die tijdens de vergadering aan bod zijn gekomen. Door een goede samenvatting op te nemen in de notulen, kan de lezer snel de essentie van de vergadering begrijpen zonder zich door alle details te moeten worstelen.
Let er wel op dat je niet letterlijk elk punt samenvat en beschrijft. Beschrijf ook geen punten die al in de slides of andere bijlagen staan. Daardoor wordt de notule veel te lang en ontstaat de kans dat mensen het helemaal niet meer lezen.
Een samenvatting van besproken onderwerpen moet duidelijk en beknopt zijn, met sleutelwoorden en zinsdelen die de belangrijkste discussiepunten benadrukken. Door een summiere weergave van de besproken onderwerpen toe te voegen aan de notulen, kunnen deelnemers snel en efficiënt de vergadering herinneren en eventuele vervolgacties ondernemen.
Datum en tijd van de vergadering
Datum, tijd en eventueel locatie van de meeting zijn ook belangrijke elementen van de notulen. Het is belangrijk om deze informatie nauwkeurig vast te leggen, zodat alle betrokkenen op de hoogte zijn van wanneer de vergadering plaatsvond.
De datum geeft aan op welke dag de vergadering heeft plaatsgevonden, terwijl de tijd aangeeft hoe laat de vergadering begon en eindigde. Dit moment is belangrijk. Dat leggen wij graag uit aan de hand van het volgende voorbeeld.
Stel dat de werknemer solliciteert bij een bedrijf in januari. De recruiter en nieuwe werknemer hebben een goed gesprek en bepaalde afspraken worden gemaakt over salaris. Zowel het startsalaris als de groei van het salaris voor de komende jaren zijn besproken. Ook is besproken dat de nieuwe werknemer na 2 jaar dienstverband een lease auto krijgt.
Als deze afspraken op papier staan kan de nieuwe werknemer na 2 jaar makkelijk refereren naar de eerder gemaakte afspraken, als het tijd is om de lease auto in ontvangst te nemen.
Als er een datum op de notulen staat kan zelfs naar een specifieke maand of zelfs dag worden verwezen. Ook als de recruiter niet meer bij het bedrijf werkt en zelfs als de manager in de tussentijd is gewisseld is dit mogelijk. Hierdoor sta je sterk als werknemer.
Stel dat er geen datum op de notulen had gestaan dan maakt dat het gesprek 2 jaar later lastig. De nieuwe manager kan betwisten wanneer de afspraken zijn gemaakt en een beloning daarmee uitstellen. Dit gebeurt vaker dan je denkt!
De locatie verwijst naar de specifieke plek waar de vergadering heeft plaatsgevonden, wat handig is voor referentiedoeleinden maar niet essentieel. Ook omdat veel meetings tegenwoordig remote zijn.
Als je je notulen nastuurt per email dan is de datum vaak direct duidelijk, mits je de email snel na de meeting verstuurd. Als je een bijlage toevoegt zoals slides dan staat daar meestal ook wel de datum van de meeting op. In zulke situaties hoef je niet ook nog de datum en locatie in de notulen te noemen.
Aanwezigen en afwezigen
Het is belangrijk om nauwkeurig bij te houden wie er aanwezig was bij een vergadering en wie afwezig was. Dit kan helpen bij het verspreiden van informatie en verantwoordelijkheid toewijzen aan verschillende personen.
Door duidelijk te vermelden wie aanwezig was, kunnen eventuele vragen of opmerkingen gericht worden aan de juiste personen. Aanwezigen kunnen ook van belang zijn voor het beoordelen van beslissingen die genomen zijn tijdens de vergadering.
Daarnaast is het ook belangrijk om de afwezigen te vermelden in de notulen. Het kan zijn dat bepaalde personen van wie input belangrijk was, afwezig waren bij de vergadering.
Door dit te vermelden, kan er opvolging gedaan worden en kunnen eventuele acties die aan hen toebehoren worden vastgelegd.
Het is ook nuttig om afwezigen op de hoogte te stellen van wat er besproken is tijdens de vergadering, zodat ze indien nodig kunnen bijdragen aan de follow-up. Neem hen dan ook zeker mee in de email die je stuurt na afloop waar de notulen instaan.
In het voorbeeld van het sollicitatiegesprek is het ook waardevol om de betrokkenen te benoemen. In zo’n situatie zou je bijvoorbeeld opschrijven dat je de afspraken hebt gemaakt met recruiter Martine van Aardweg in januari 2024.
Als het 2 jaar later tijd is om je lease auto in ontvangst te nemen kan je je huidige manager verwijzen naar Martine van Aardweg en jullie gesprek in januari 2024. Je nieuwe manager kan dan eventueel contact met haar opnemen om naar extra context te vragen. Je manager kan in zo’n geval ook niet betwisten dat het gesprek heeft plaatsgevonden.
Agenda van de vergadering
De agenda dient als leidraad voor de vergadering en zorgt ervoor dat alle onderwerpen tijdens de bijeenkomst worden besproken.
De agenda hoeft niet eens per se nagestuurd te worden, maar moet vooral van tevoren worden opgesteld en gedeeld met alle deelnemers, zodat zij zich kunnen voorbereiden en weten wat er van hen wordt verwacht.
Een goed gestructureerde agenda bevat alle punten die aan bod moeten komen, inclusief de volgorde waarin ze worden besproken en eventueel zelfs de tijd die ervoor is gereserveerd. Dit helpt om de vergadering efficiënt te laten verlopen en te voorkomen dat er belangrijke zaken over het hoofd worden gezien.
Door de agenda als onderdeel van de notulen op te nemen of vooraf te sturen, wordt ervoor gezorgd dat alle deelnemers een duidelijk overzicht hebben van wat er tijdens de vergadering is besproken en welke actiepunten eruit voortvloeien.
Het is belangrijk om de agenda nauwkeurig en volledig te documenteren, zodat er later geen verwarring ontstaat over wat er tijdens de vergadering is besproken. Door de agenda als element van de notulen op te nemen, kan er altijd worden teruggegrepen op de besproken punten en kan er indien nodig verder actie worden ondernomen.
Je kan de agenda of zelfs slides ook als bijlage meesturen met de notulen. Zo maak je alles wat je nastuurt niet te overweldigend.
Gratis templates Manageproject
Manageproject is een platform dat ontwikkeld is voor projectmanagers, door projectmanagers. We genereren verschillende documenten tijdens onze taken. Projectmanagers staan bekend om hun behulpzaamheid, daarom stellen we onze documenten graag ter beschikking om tijd te besparen en dubbel werk te voorkomen.
Template notulen
Hieronder zie je een afbeelding van het notulen template van Manageproject.nl.
Klik op de groene knop om je aan te melden en het template gratis te downloaden.
Gratis Downloaden
✔ 45+ gratis templates
✔ Regelmatig nieuwe templates
✔ Onbeperkt downloaden
Belang notulen bij projectmanagement
Het gebruik maken van notulen is vanwege verschillende reden van belang bij projectmanagement.
Het opvolgen van actiepunten
Notulen kunnen een waardevol instrument zijn bij het opvolgen van actiepunten. Ze bieden een gedetailleerd verslag van wat er is besproken tijdens een vergadering, inclusief de taken die zijn toegewezen aan specifieke personen en deadlines voor deze taken.
Door regelmatig de notulen te raadplegen, kunnen teamleden gemakkelijk nagaan welke actiepunten er openstaan en welke al zijn afgerond. Dit helpt om de voortgang van projecten te bewaken en ervoor te zorgen dat taken tijdig worden voltooid.
Bovendien dienen notulen als een handig naslagwerk voor toekomstige vergaderingen, waarbij eerdere besluiten en actiepunten kunnen worden teruggehaald en besproken.
Kortom, het bijhouden en goed documenteren van notulen kan bijdragen aan een efficiënte opvolging van actiepunten en een succesvolle afronding van projecten.
Communicatie en transparantie team
De notulen van een vergadering kunnen worden gebruikt als een belangrijk communicatiemiddel binnen het projectteam. Door alle besproken punten en gemaakte afspraken duidelijk vast te leggen, zorgt dit ervoor dat alle teamleden goed geïnformeerd zijn over de voortgang van het project. Dit draagt bij aan een efficiënte samenwerking en voorkomt misverstanden.
Notulen dienen ook als een middel voor transparantie binnen het team. Iedereen heeft toegang tot de verslagen en kan op deze manier op de hoogte blijven van wat er besproken is en welke beslissingen er zijn genomen. Dit bevordert openheid en vertrouwen binnen het team, omdat alle informatie duidelijk en toegankelijk is voor iedereen.
Juridisch bewijs in geval van meningsverschillen
Notulen kunnen dienen als juridisch bewijs in geval van disputen door een gedetailleerde verslaglegging te bieden van wat er tijdens een vergadering is besproken en besloten. De notulen bevatten belangrijke informatie zoals de aanwezigen, de besproken onderwerpen, genomen besluiten en eventuele actiepunten. Dit document kan worden gebruikt om aan te tonen wat er precies is afgesproken en wie verantwoordelijk is voor de uitvoering ervan.
Ook kunnen notulen van belang zijn in juridische procedures wanneer er een dispuut ontstaat over bijvoorbeeld contractuele verplichtingen of gemaakte afspraken. Ze fungeren als een officieel verslag dat kan helpen bij het verduidelijken van de intenties van alle partijen die betrokken waren bij de vergadering.
Met een duidelijke omschrijving vormen notulen een betrouwbaar bewijsstuk dat kan worden gebruikt om conflicten op te lossen en de gemaakte afspraken te bevestigen.
Houdt er wel rekening mee dat je werkt met mensen. Het is goed om anderen te wijzen op afspraken die gemaakt zijn en op papier staan. Het is in een samenwerking ook fijn om enige flexibiliteit te bieden en waar mogelijk mee te bewegen met nieuwe wensen.
Tips voor duidelijke en beknopte notulen
Er zijn verschillende tips die kunnen helpen bij het maken vanduidelijke en beknopte notulen.
Het is belangrijk om al tijdens de vergadering aantekeningen te maken van de belangrijkste punten en beslissingen. Zorg ervoor dat deze aantekeningen kort en bondig zijn, zodat de notulen later gemakkelijk verder uit te werken zijn maar wel goed te lezen en te begrijpen zijn. Niets is zo vervelend dat je eigenlijk niet meer weet wat er besproken is.
Daarnaast is het handig om de actiepunten en verantwoordelijkheden duidelijk te benoemen, zodat er geen misverstanden kunnen ontstaan. Hiermee bedoelen wij het letterlijk uitspreken van een actiepunt tijdens de meeting: “Aad bevestigt dat hij €5.000 beschikbaar wil stellen om marketing in Duitsland te starten”. Dit maakt deelnemers bewuster van hun keuzes. Later zullen zij deze keuze ook terugzien in de notulen.
Vergeet ook niet om een overzichtelijke structuur aan te brengen in de notulen, bijvoorbeeld door gebruik te maken van kopjes en bullets. Zet daarbij de belangrijkste acties en keuzes altijd bovenaan.
Door deze tips te volgen, kunnen de notulen een waardevol naslagwerk worden voor de deelnemers van de vergadering.
Tools voor het bijhouden van notulen
Er zijn verschillende handige tools en software beschikbaar om notulen vast te leggen en te bewaren. Deze tools bieden een gestructureerde manier om notities te maken tijdens vergaderingen, zodat belangrijke punten niet verloren gaan.
Digitale versus papieren notulen
Een groot voordeel van digitale notulen is dat je ze gemakkelijk kan opslaan en delen.
De notulen kunnen direct na de vergadering worden verzonden naar alle deelnemers, waardoor iedereen snel op de hoogte is van de belangrijkste punten. Daarnaast kunnen digitale notulen eenvoudig worden doorzocht op specifieke informatie, wat handig is voor referentiedoeleinden.
Ons advies is om altijd voor digitale notulen te gaan.
Aan de andere kant hebben papieren notulen ook hun voordelen. Het fysiek vastleggen van notulen kan zorgen voor een tastbare herinnering aan de vergadering en kan helpen bij het actief betrokken blijven bij de besproken onderwerpen. Daarnaast hebben sommige mensen nog steeds de voorkeur voor papieren notulen vanwege het gevoel van authenticiteit en persoonlijkheid.
Met papieren notulen bedoelen wij ook geprinte notulen en niet letterlijk met de hand geschreven notulen. Als voorbeeld kan het bij de notaris bij de overdracht van een huis fijn zijn om zaken letterlijk op papier te hebben.
Al met al zijn zowel digitale als papieren notulen waardevol, elk met hun eigen unieke voordelen en nadelen. Het is aan de projectleider om te bepalen welke vorm het beste past bij hun behoeften en werkwijze. Maak het vooral niet te ingewikkeld.
Verschillende soorten notulen
Je kan verschillende soorten notulen gebruiken.
Eenvoudige notulen
Eenvoudige notulen bevatten de belangrijkste punten die tijdens de vergadering zijn besproken en de beslissingen die zijn genomen. Deze notulen zijn bedoeld om een overzicht te geven van wat er is besproken, zodat alle deelnemers precies weten wat er is afgesproken en wat er van hen wordt verwacht.
De notulen zijn vaak kort en bondig, zonder veel details of uitgebreide verslagen van de gesprekken. Ze zijn bedoeld als snelle referentie voor de deelnemers en als geheugensteun voor de belangrijkste punten die zijn besproken. Maximaal 1 kantje (1 a4-tje).
Eenvoudige notulen worden gebruikt voor zowel formele als informele vergaderingen. Ze kunnen worden opgesteld door de voorzitter van de vergadering of door een aangewezen notulist.
Onze tip is om altijd voor eenvoudige notulen te gaan. Niemand zit te wachten op kantjes met notulen en al helemaal niet als je meerdere meetings per week hebt.
Samenvattende notulen
Samenvattende notulen bevatten de belangrijkste punten die zijn besproken en de beslissingen die zijn genomen. Deze notulen zijn handig voor deelnemers om de belangrijkste informatie terug te kunnen vinden en voor mensen die niet aanwezig waren om op de hoogte te blijven.
De notulen bevatten meestal de agendapunten, de discussie die daarover heeft plaatsgevonden en de conclusies of actiepunten die zijn afgesproken. Ze zijn kort en bondig van opzet en geven een overzicht van wat er tijdens de vergadering is besproken.
Deze notulen worden ook gebruikt als referentiepunt voor toekomstige afspraken en om de voortgang van genomen beslissingen te volgen.
Dit type notulen is vooral handig als een belangrijke betrokkene niet bij de meeting kon zijn. Hij of zij kan de uitkomst in zo’n geval later teruglezen.
Uitgebreide notulen
Uitgebreide notulen zijn gedetailleerde verslagen van vergaderingen of bijeenkomsten. Ze bevatten een nauwkeurige weergave van alles wat er tijdens de vergadering is besproken, inclusief besluiten die zijn genomen, actiepunten die zijn overeengekomen en eventuele discussies die hebben plaatsgevonden.
Deze notulen worden vaak gebruikt als referentiedocumenten voor toekomstige vergaderingen of als bewijs van wat er is besproken en besloten. Het opstellen van uitgebreide notulen kan tijdrovend zijn, maar het is essentieel voor de transparantie en verantwoording binnen een organisatie.
Dit type notulen zijn gebruikelijker in rechtzaken of meetings die op een vergelijkbare manier gevoelig zijn.
Door uitgebreide notulen te maken, zorg je ervoor dat alle belangrijke informatie goed gedocumenteerd wordt en dat er geen misverstanden ontstaan over wat er besproken is.
Valkuilen bij het gebruik van notulen
Het gebruik van notulen in projectmanagement kan een zeer nuttig hulpmiddel zijn om de voortgang van een project bij te houden en belangrijke beslissingen vast te leggen. Echter, er zijn ook valkuilen waar projectmanagers alert op moeten zijn.
Ten eerste is het belangrijk om ervoor te zorgen dat notulen accuraat en volledig zijn. Onnauwkeurige of onvolledige notulen kunnen leiden tot miscommunicatie en verwarring binnen het projectteam.
Het niet opvolgen van actiepunten is ook een valkuil. Dit kan leiden tot achterstand in het project en gemiste deadlines.
Daarom is het essentieel dat projectmanagers regelmatig de notulen controleren, actiepunten opvolgen en ervoor zorgen dat alle teamleden op de hoogte zijn van de genomen beslissingen.
Alternatieven voor notulen
Bij projectmanagement zijn er verschillende alternatieven voor notulen die kunnen helpen bij het vastleggen van belangrijke informatie en actiepunten.
Een optie is om gebruik te maken van een actiepuntenlijst, waarbij de acties die tijdens een vergadering worden besproken duidelijk worden genoteerd en toegewezen aan verantwoordelijke teamleden. Deze lijst kan worden gedeeld en regelmatig bijgewerkt om de voortgang van de acties bij te houden.
In zo’n geval stuur je geen notulen na maar belanden acties meteen in de gedeelde actiepuntenlijst.
Een andere optie is om mindmaps te gebruiken, waarbij de verschillende taken en verantwoordelijkheden visueel worden weergegeven. Dit kan helpen om complexe informatie en relaties tussen verschillende taken in kaart te brengen en kan een overzichtelijke manier bieden om de voortgang van het project te volgen.
Ook in zo’n geval worden notulen niet nagestuurd maar worden ze direct in de mindmap gezet.
Daarnaast kan je video-opnamen van vergaderingen maken, zodat teamleden de belangrijkste discussiepunten kunnen bekijken en opnieuw kunnen beluisteren. Dit kan vooral handig zijn voor teamleden die niet fysiek aanwezig waren bij de vergadering of voor het verduidelijken van bepaalde beslissingen of afspraken.
Kies voor een video opname als je meeting complex is of inhoud bevat die in tekst niet goed uit te leggen is.
Gerelateerde artikelen (ook interessant)
- Optimaal evalueren met een evaluatie template!
- Project Kick-Off: Een vliegende start.
- Spreek duidelijke verwachtingen af in een project scope
