Ben je op zoek naar een visueel hulpmiddel voor het beheren van actieve taken? In dit artikel behandelen we alle belangrijke informatie die je moet weten over het KANBAN bord en daarnaast kan je ons gratis template downloaden.
Wat is een Kanban-bord?
Een Kanban-bord is een visueel hulpmiddel dat wordt gebruikt in de Kanban methode voor het beheren van werkstromen.
Het bord bestaat uit verschillende kolommen die de verschillende stappen of fases van een project vertegenwoordigen, zoals “te doen”, “in uitvoering” en “klaar”. Meestal is een bord in het Engels opgezet en bewegen acties in de volgende volgorde:
- Backlog (nog niet in beweging)
- To do (start binnenkort)
- In progress (wordt aan gewerkt)
- In review (iemand moet hier iets van vinden)
- Done (het is afgerond)
Op het bord worden taken weergegeven als kaarten die van de ene kolom naar de andere worden verplaatst naarmate ze vorderen in het proces. Als een kaart rechts op het bord aankomt is de taak doorgaans klaar.
Je bent er vrij in om je kolommen andere namen te geven. Of om extra kolommen toe te voegen als dat past bij de setting waarin je werkt.
Het doel van een Kanban-bord
Het doel van een Kanban-bord is om visueel inzicht te geven in het proces van het uitvoeren van taken. Door gebruik te maken van Kanban, kunnen teams hun werklast beheren, prioriteiten stellen en de voortgang van taken bijhouden.
Het gebruik van Kanban-principes kan het team efficiënter laten werken en de doorlooptijd van taken verkorten. Het bord fungeert als een centrale hub waar alle teamleden kunnen samenwerken en communiceren over de voortgang van projecten.
Elementen van het Kanban-bord
Het Kanban-bord bestaat uit onderstaande elementen.
Kolommen
Het Kanban-bord bestaat uit verschillende kolommen die de verschillende stappen van het proces vertegenwoordigen.
Typische kolommen zijn ‘Te doen’, ‘In uitvoering’ en ‘Klaar’. Je kan het aantal kolommen uitbreiden naar 4, 5, 6 of zelfs 7 kolommen. Of en hoe je dit doet zal afhangen van het bedrijf waar je in werkt. Ons advies is: keep it simple. Probeer met zo weinig mogelijk kolommen te werken.
Taken of kaarten
Elke taak of kaart op het Kanban-bord vertegenwoordigt een specifieke taak die uitgevoerd moet worden. Deze taken worden verplaatst van de ene kolom naar de andere naarmate ze vorderen in het proces.
In het template dat wij aanbieden voor Google Spreadsheets kan je beperkte informatie kwijt in je kaartje: de titel, omschrijving, verantwoordelijke en de deadline.
In het template dat wij aanbieden voor Trello kan je veel meer informatie kwijt per kaartje. Denk aan labels, checklists, bijlagen, reacties in de kaart, integraties met andere software en nog veel meer.
Work in Progress limieten
Om te voorkomen dat er te veel taken tegelijk worden gestart, kan een Work in Progress limiet worden ingesteld voor elke kolom. Dit stimuleert een gelijkmatige doorstroming van taken.
Daarmee bedoelen wij: spreek af met je team dat er maximaal 4 tickets ‘in progress’ mogen zijn. Hiermee bescherm je de focus van het team. Totdat die tickets verwerkt zijn blijven andere tickets op ‘backlog’ of ’to do’.
Feedback loops (lussen)
Door regelmatig te evalueren en feedback te geven op het Kanban-bord kan de doorlopen worden verbeterd en inefficiënties worden geïdentificeerd en aangepakt.
Probeer met je team minimaal 1 keer per week het KANBAN bord erbij te pakken en de voortgang van acties te bespreken. Dagelijks is niet per se nodig, maar 2 of 3 keer per week zou ideaal zijn.
Geschiedenis van Kanban-borden
Kanban is een Japanse term die letterlijk “bord” of “visueel signaal” betekent. Het concept van Kanban werd voor het eerst geïntroduceerd door Taiichi Ohno, een engineer bij Toyota, als onderdeel van het Toyota Production System in de jaren 1940.
Het idee was om een systeem te creëren dat de productieprocessen verbeterde door de visuele signalen te gebruiken om de workflow te beheren. Met de opkomst van de lean manufacturing principes in de jaren 1980 en 1990, werden Kanban-borden ook buiten de productieomgeving toegepast.
Tegenwoordig worden Kanban-borden veel gebruikt in softwareontwikkeling, projectmanagement en persoonlijke organisatie, waar ze worden gebruikt om taken en workflows te visualiseren en te beheren.
Gratis templates Manageproject
Manageproject is een platform dat ontwikkeld is voor projectmanagers, door projectmanagers. We genereren verschillende documenten tijdens onze taken. Projectmanagers staan bekend om hun behulpzaamheid, daarom stellen we onze documenten graag ter beschikking om tijd te besparen en dubbel werk te voorkomen.
Template Gantt Chart diagram
Hieronder zie je een afbeelding van het Gantt Chart diagram template van Manageproject.nl.
Klik op de groene knop om je aan te melden en het template gratis te downloaden.
Gratis Downloaden
✔ 45+ gratis templates
✔ Regelmatig nieuwe templates
✔ Onbeperkt downloaden
Hoe een Kanban-bord te creëren
Als je een Kanban-bord wilt maken, is het belangrijk om te beginnen met het verzamelen van alle benodigde materialen.
Wij adviseren te werken met Trello, Spreadsheets of Excel. Maar je zou het ook fysiek kunnen doen met een whiteboard, post-its in verschillende kleuren, markers en een liniaal. ‘Vroeger’ was dat eigenlijk heel gebruikelijk op kantoor.
Zodra je alles bij de hand hebt, kun je beginnen met het opzetten van het bord. Maak verticale kolommen op het bord en label deze met de stappen van je proces, bijvoorbeeld ’te doen’, ‘mee bezig’ en ‘klaar’. Eventueel kun je horizontale lijnen maken om de looproute van taken binnen elke stap extra te visualiseren.
Na het opzetten van het bord is het tijd om taken te maken en toe te wijzen. Maak elke taak in een post-it vorm en plaats deze in de juiste kolom op het bord.
Als een taak wordt gestart, verplaats je de post-it naar de volgende stap. Zo houd je overzicht op het proces en zie je in één oogopslag waar actie nodig is.
Aanpassen van het Kanban-bord
Een van de manieren om een Kanban-bord aan te passen voor specifieke projecten is door de kolommen en labels te veranderen. Door de kolommen te hernoemen en de labels aan te passen aan de stappen en processen die relevant zijn voor het specifieke project, kan het bord worden gepersonaliseerd voor een betere projectbeheersing.
Daarnaast kunnen kleurcodes en symbolen worden toegevoegd om verschillende taken en prioriteiten te onderscheiden en te visualiseren.
Het is ook mogelijk om aangepaste kaarttypen toe te voegen om specifieke informatie bij te houden en te communiceren. Geef bijvoorbeeld een fellere kleur als een actie urgent is zodat die kaart meer opvalt.
Door het Kanban-bord op maat te maken voor specifieke projecten, kunnen teams efficiënter samenwerken en projecten succesvol voltooien. Ons advies is om 1 KANBAN bord per project te hanteren. Probeer niet meerdere projecten in 1 KANBAN board te visualiseren omdat dat verwarrend zal werken.
Voordelen van het Kanban-bord
Het gebruik van Kanban-borden bij projectmanagement heeft verschillende voordelen.
Overzicht en visualisatie
Een van de grootste voordelen van het gebruik van Kanban-borden is de mogelijkheid om het projectoverzicht en de voortgang visueel weer te geven. Door taken en statussen op een bord te visualiseren, wordt het voor het team gemakkelijker om te begrijpen waar ze zich bevinden in het project en wat er nog moet gebeuren.
Stroomlijnen van processen
Kanban-borden helpen bij het stroomlijnen van processen door taken te prioriteren en te organiseren op basis van hun status. Dit maakt het gemakkelijker om bottlenecks te identificeren en de workflow te optimaliseren.
Team samenwerking
Door het delen van een gemeenschappelijk bord, kunnen teamleden eenvoudig communiceren over de voortgang van taken en elkaar ondersteunen bij het voltooien van hun taken. Dit bevordert de samenwerking en zorgt voor een efficiënter projectmanagement.
Flexibiliteit en aanpasbaarheid
Kanban-borden zijn zeer flexibel en aanpasbaar aan de behoeften van het team. Taken kunnen eenvoudig worden verplaatst en aangepast, waardoor het gemakkelijk is om te reageren op veranderingen en prioriteiten binnen het project.
Nadelen van het Kanban-bord
Hoewel Kanban-borden veel voordelen kunnen bieden bij projectmanagement, zijn er ook enkele nadelen verbonden aan hun gebruik.
Eén van de nadelen is dat het niet altijd deadlines vaststelt voor taken, waardoor teamleden mogelijk minder gemotiveerd zijn om taken snel af te ronden. Dit kan leiden tot vertragingen en het niet behalen van projectdoelen binnen de gewenste tijdlijn. Probeer altijd deadlines af te spreken.
Een ander nadeel van Kanban-borden is dat ze geen overzicht bieden van de totale projectstatus. Dit kan leiden tot verwarring en miscommunicatie tussen teamleden, wat de efficiëntie van het project kan verminderen. Je ziet namelijk niet hoeveel tickets al voltooid zijn, dat zal je zelf even moeten tellen.
Daarnaast kunnen Kanban-borden te veel focus leggen op kleine taken en details, waardoor het grotere doel uit het oog verloren kan worden.
Tips voor gebruik van een Kanban-bord
Onderstaande tips helpen je op weg bij het gebruik van een Kanban-bord bij projectmanagement.
Kies de juiste tools en software
Als je een Kanban-bord wilt gebruiken bij projectmanagement, is het belangrijk om de juiste tools en software te kiezen om het bord te maken.
Er zijn verschillende online platforms en apps beschikbaar die speciaal zijn ontworpen voor het opzetten van Kanban-borden en het beheren van projecten. Het is essentieel om een tool te kiezen die goed aansluit bij de behoeften en het budget van jouw team.
Onze favoriet is absoluut Trello. Het is een gebruiksvriendelijke tool waarvan elke deelnemer zo doorheeft hoe het werkt.
Door de juiste software te gebruiken, kun je gemakkelijk taken toevoegen, verplaatsen en bijwerken op het bord. Daarnaast bieden veel tools extra functies zoals het toewijzen van taken aan teamleden, het instellen van deadlines en het genereren van rapporten.
Regelmatige updates en onderhoud
Zorg voor regelmatige updates en onderhoud van het Kanban-bord om ervoor te zorgen dat het Kanban proces soepel blijft verlopen. Updates kunnen nieuwe taken, veranderingen in prioriteiten of de voortgang van lopende taken omvatten.
Door regelmatig het Kanban-bord bij te werken, kunnen teamleden gemakkelijk zien wat er moet gebeuren en wat de status is van verschillende taken. Dit zorgt voor transparantie en helpt bij het verminderen van verwarring of dubbel werk binnen het team.
Bovendien helpt regelmatig onderhoud van het Kanban-bord bij het identificeren van eventuele knelpunten of vertragingen in het project, zodat actie ondernomen kan worden om deze op te lossen en het project op schema te houden.
Betrek het hele team bij het gebruik
Het is van groot belang om alle teamleden actief te betrekken bij het gebruik van het Kanban-bord. Door iedereen te betrekken bij het proces, wordt de samenwerking bevorderd en kan iedereen zijn of haar taken beter beheren. Dit zorgt voor een efficiëntere uitvoering van het project en verhoogt de teamproductiviteit.
Vraag mensen daarom zelf om kaartjes up to date te houden. Doe dit niet voor ze als je de projectmanager bent.
Door regelmatig samen met het team het bord te updaten en te bespreken, blijft iedereen op de hoogte van de laatste ontwikkelingen en kunnen eventuele knelpunten direct worden opgelost.
Dit zorgt voor een gestroomlijnde workflow en een duidelijke communicatie binnen het team.
Verschillende soorten Kanban-borden
Er zijn verschillende soorten Kanban-borden, zowel online als offline, die teams kunnen gebruiken om hun werk te visualiseren en te beheren.
Een van de meest voorkomende soorten is het taakgerichte Kanban-bord, waar taken worden verdeeld in verschillende kolommen, zoals ‘Te doen’, ‘Bezig’ en ‘Klaar’. Dit bord helpt teamleden om hun werk in verschillende fases te volgen en te zien welke taken nog moeten worden voltooid.
Een ander type Kanban-bord is het tijdgerichte Kanban-bord, waar taken worden toegewezen aan specifieke tijdsblokken. Dit helpt teamleden om hun tijd efficiënter te beheren en deadlines te halen. Je zou je kolommen bijvoorbeeld kunnen in weken op dagen of delen waarop het werk moet gebeuren. In een spritn is dat gebruikelijk.
Een combinatie van deze borden kan ook worden gebruikt, afhankelijk van de behoeften van het team en de aard van het werk dat wordt uitgevoerd.
Veelgestelde vragen Kanban-borden
We delen graag onze antwoorden omtrent de meest gestelde vragen over Kanban-borden.
Over het algemeen wordt aanbevolen om het Kanban-bord dagelijks bij te werken, bijvoorbeeld aan het begin of het einde van de werkdag. Op die manier blijft het bord actueel en kunnen teamleden snel de voortgang van taken en projecten zien.
Het is ook belangrijk om het bord bij te werken zodra er nieuwe taken of wijzigingen optreden, zodat iedereen binnen het team op de hoogte is en er geen verwarring ontstaat.
Als het Kanban-bord te vol raakt, is het belangrijk om actie te ondernemen om het juiste overzicht te behouden. Beoordeel eerst of alle taken die zich op het bord bevinden allemaal noodzakelijk zijn. Soms kunnen bepaalde taken worden samengevoegd of verwijderd om ruimte te maken voor meer urgente items. Team leden kunnen elkaar ook helpen met bepaalde taken. Ook het gebruik van WIP-limieten kan helpen om te voorkomen dat het bord te vol raakt, door teams te dwingen om eerst bepaalde taken af te ronden voordat ze nieuwe toevoegen. Een WIP limiet kan bijvoorbeeld 4 tickets tegelijk zijn.
Nee, Kanban-borden zijn niet alleen geschikt voor teams of projecten.
Kanban-borden kunnen ook worden gebruikt door individuen om hun eigen taken en deadlines te beheren. Door het visualiseren van hun werk op een bord, kunnen ze gemakkelijk zien wat er nog moet worden gedaan en wat al is voltooid. Dit kan helpen om meer overzicht en focus te krijgen.
Gerelateerde artikelen (ook interessant)
- Project Planning (maken) met duidelijke verantwoordelijkheden en fases
- Duidelijke verwachtingen met een Project Charter Template
- Een ijzersterk Project Plan (maken)
