Ben je op zoek naar een template van een workflow diagram als visuele weergave van een processtroom? Dit artikel bevat alle benodigde informatie over de workflow diagram en je kunt bovendien onze gratis template downloaden.
Wat is een workflow diagram?
Een workflow diagram is een visuele representatie van een processtroom die alle stappen en beslissingen in een specifieke workflow toont. De stappen om te doorlopen in een veel voorkomende situatie.
Het diagram kan worden gebruikt om de volgorde van activiteiten duidelijk weer te geven, evenals de verantwoordelijkheden van verschillende personen of afdelingen binnen het proces.
Door het gebruik van symbolen en pijlen kan een workflow diagram complexe processen vereenvoudigen en gemakkelijker te begrijpen maken.
Doelen van een workflow diagram
Een workflow diagram kan worden gebruikt voor verschillende doeleinden. De belangrijkste is om anderen uit te leggen hoe een process werkt.
Daarnaast kan het helpen bij het analyseren van de efficiëntie van een proces, het identificeren van knelpunten of het visualiseren van mogelijke verbeteringen.
Door het in kaart brengen van een workflow kunnen organisaties hun processen optimaliseren en stroomlijnen, wat kan resulteren in kostenbesparingen en een verbeterde kwaliteit van dienstverlening.
Elementen van een workflow diagram
Bij projectmanagement bevat een workflow diagram verschillende elementen.
Processtappen
In een workflow diagram worden de verschillende stappen en acties die moeten worden genomen om een project succesvol af te ronden visueel weergegeven.
Processtappen zijn hierbij de individuele taken of handelingen die moeten worden uitgevoerd om een bepaald doel te bereiken. Deze processtappen kunnen variëren van het opstellen van een plan en het toewijzen van taken, tot het monitoren van de voortgang en het evalueren van het eindresultaat.
Door helder en gestructureerd de processtappen weer te geven in een workflow diagram, wordt het voor alle betrokkenen duidelijk wat er van hen wordt verwacht en hoe zij kunnen bijdragen aan het succes van het project.
In het template van Manageproject.nl zijn deze stappen blauw gekleurd.
Beslissingspunten
Beslissingspunten zijn cruciaal in een workflow diagram. Ze markeren een punt in het proces waar belangrijke beslissingen moeten worden genomen om het project op schema te houden en eventuele obstakels te overwinnen.
Deze beslissingspunten kunnen verschillende vormen aannemen, zoals goedkeuring van een budget, het vaststellen van belangrijke mijlpalen of het herzien van de projectdoelstellingen.
Het is essentieel om deze punten duidelijk te definiëren en te communiceren binnen het team om ervoor te zorgen dat iedereen op de hoogte is van de vereisten en verantwoordelijkheden.
In het template van Manageproject.nl zijn deze stappen oranje gekleurd.
Routes en connecties
Routes en connecties spelen ook een essentiële rol als element van een workflow diagram. Deze routes en connecties geven de stroom van taken en processen weer binnen een project.
Door middel van pijlen en lijnen worden de verbanden tussen verschillende stappen in het project visueel weergegeven. Op deze manier kunnen projectmanagers en teamleden duidelijk zien hoe taken met elkaar verbonden zijn en welke volgorde er gevolgd moet worden.
Het gebruik van een workflow diagram met duidelijke routes en connecties zorgt voor een gestructureerde aanpak van het project en helpt bij het identificeren van eventuele knelpunten of bottlenecks.
Input en output
Bij het opstellen van een workflow diagram is het belangrijk om zowel de inputs als de outputs van verschillende taken en processen in kaart te brengen.
Inputs kunnen variëren van informatie, materialen, tot menselijke resources die nodig zijn om een taak uit te voeren. Aan de andere kant zijn de outputs de resultaten of producten die voortkomen uit het uitvoeren van de taken.
Door het duidelijk visualiseren van de inputs en outputs in een workflow diagram, kunnen projectmanagers beter begrijpen hoe taken en processen binnen een project met elkaar verbonden zijn en hoe ze elkaar beïnvloeden.
De input van een bepaalde taak kan dienen als de output van een andere taak, waardoor er een duidelijke relatie ontstaat tussen verschillende onderdelen van het project.
In het template van Manageproject.nl zijn deze stappen roze gekleurd.
Geschiedenis van de workflow diagram
De geschiedenis van de workflow diagram gaat terug tot de jaren 1920, toen de eerste diagrammen werden gebruikt in de industrie. Sindsdien hebben ze een lange weg afgelegd en zijn ze uitgegroeid tot een standaard tool in projectmanagement.
Door de evolutie van projectmanagementmethoden en software zijn de workflow diagrammen geavanceerder geworden, met meer mogelijkheden voor integratie en automatisering.
In de moderne tijd zijn workflow diagrammen onmisbaar geworden voor projectmanagers om complexe projecten succesvol te kunnen afronden.
Gratis templates Manageproject
Manageproject is een platform dat speciaal is gemaakt voor en door projectmanagers. Tijdens onze werkzaamheden creëren we verschillende soorten documenten. Projectmanagers staan bekend om hun bereidheid om anderen te helpen, daarom delen we graag onze documenten om tijd te besparen en dubbel werk te voorkomen.
Template Workflow Diagram
Hieronder zie je een afbeelding van de workflow diagram template van Manageproject.nl.
Klik op de groene knop om je te registreren en het template gratis te downloaden.
Gratis Downloaden
✔ 45+ gratis templates
✔ Regelmatig nieuwe templates
✔ Onbeperkt downloaden
Soorten workflow diagrammen
Bij projectmanagement wordt er gebruik gemaakt van verschillende soorten workflow diagrammen.
Lineaire workflow diagrammen
Lineaire workflow diagrammen tonen een lineaire reeks stappen die moeten worden voltooid om een doel te bereiken. Dit kan nuttig zijn voor het plannen van projecten, het stroomlijnen van processen en het identificeren van mogelijke knelpunten.
De stappen in een lineaire workflow diagram worden vaak voorgesteld door rechthoeken of blokken die met pijlen zijn verbonden om de richting van de stroom aan te geven. Elke stap kan verschillende acties of beslissingen vertegenwoordigen die moeten worden genomen voordat het proces kan worden voortgezet.
Deze diagrammen zijn vaak eenvoudig en gemakkelijk te begrijpen, waardoor ze een waardevol instrument zijn voor projectmanagers en procesontwerpers.
Parallelle workflow diagrammen
Parallelle workflow diagrammen zorgen ervoor dat teams beter begrijpen hoe verschillende taken parallel aan elkaar kunnen worden uitgevoerd. Dit zorgt ervoor dat het project efficiënter verloopt en dat teamleden beter kunnen samenwerken.
Het parallelle aspect van deze diagrammen verwijst naar het feit dat meerdere taken gelijktijdig kunnen worden uitgevoerd, in plaats van sequentieel. Hierdoor kunnen teams tijd besparen en sneller vooruitgang boeken.
Vaak worden parallelle workflow diagrammen gebruikt in projectmanagement om de planning en uitvoering van projecten te stroomlijnen en te verbeteren. Het is een handige tool die kan helpen om de complexiteit van een project te verminderen en duidelijkheid te scheppen voor alle betrokkenen.
Gedistribueerde workflow diagrammen
Gedistribueerde workflow diagrammen spelen een essentiële rol in complexe projecten waarbij meerdere teams op verschillende locaties samenwerken. Deze planning bevat taken vanuit meerdere verschillende personen.
Door middel van deze diagrammen kunnen alle teamleden een duidelijk beeld krijgen van het proces en de taken die moeten worden uitgevoerd. Dit helpt bij het stroomlijnen van de workflow en het voorkomen van miscommunicatie.
Hoe maak je een workflow diagram?
Met onderstaande stappen maak je gemakkelijk een workflow diagram.
Stap 1: Begin met het identificeren van de processen die je wilt visualiseren in het workflow diagram. Denk na over de verschillende stappen die betrokken zijn bij het voltooien van een specifiek proces.
Stap 2: Maak een lijst van de activiteiten en beslis welke volgorde ze moeten volgen. Dit zal helpen bij het bepalen van de flow van het diagram en zorgen voor een logische weergave van het proces.
Stap 3: Gebruik ons workflow diagram gratis template om het workflow diagram te creëren. Teken de verschillende activiteiten, beslissingspunten en verbindingslijnen om de stroom van het proces weer te geven.
Stap 4: Evalueer en test het diagram en zorg ervoor dat het duidelijk en begrijpelijk is voor alle betrokkenen. Pas indien nodig aan om de efficiëntie en effectiviteit van de workflow te verbeteren.
Tools en software workflow diagrammen
Er zijn verschillende tools en software beschikbaar die het maken van workflow diagrammen eenvoudig en efficiënt maken.
Enkele populaire tools voor het maken van workflow diagrammen zijn Microsoft Visio, Lucidchart, en draw.io. Deze tools bieden diverse sjablonen en vormen om verschillende soorten processen in kaart te brengen.
Ze zijn ideaal voor zowel individueel gebruik als team samenwerking, en maken het gemakkelijk om diagrammen te delen en te bewerken.
Voordelen workflow diagrammen
Het gebruiken van een workflow diagram bij projectmanagement heeft verschillende voordelen.
Visuele weergave
Workflow diagrammen bieden een visuele representatie van processen, waardoor het gemakkelijker wordt om complexe stappen en relaties te begrijpen. Dit kan helpen bij het identificeren van bottlenecks en inefficiënties in een workflow.
Efficiëntie
Door het gebruik van workflow diagrammen kunnen processen worden gestroomlijnd en geoptimaliseerd, waardoor de efficiëntie van een organisatie wordt verbeterd. Dit kan resulteren in een snellere doorlooptijd en kostenbesparingen.
Communicatie
Workflow diagrammen fungeren als een gemeenschappelijke taal voor teams om processen en taken te bespreken en te begrijpen. Dit kan de communicatie verbeteren en misverstanden verminderen.
Documentatie
Het gebruik van workflow diagrammen kan helpen bij het documenteren van processen en procedures, wat nuttig kan zijn voor training, naleving en continue verbetering van workflows.
Nadelen workflow diagrammen
Naast de vele voordelen zijn er enkele nadelen verbonden aan het gebruik van workflow diagrammen bij projectmanagement.
Ten eerste kunnen deze diagrammen te gedetailleerd zijn, waardoor het moeilijk kan zijn om het overzicht te bewaren. Dit kan leiden tot verwarring bij teamleden en vertragingen in het project.
Daarnaast is het maken van workflow diagrammen tijdrovend en vereist het vaardigheden in specifieke softwareprogramma’s. Dit kan een drempel vormen voor teams die niet bekend zijn met deze tools.
Bovendien kunnen workflow diagrammen statisch en inflexibel zijn, waardoor ze moeilijk aan te passen zijn wanneer er veranderingen optreden in het project. Dit kan leiden tot het onnodig vastlopen van processen en het niet tijdig kunnen inspelen op nieuwe ontwikkelingen.
Tips gebruik van een workflow diagram
Om een workflow diagram effectief te gebruiken, zijn er enkele tips die van pas kunnen komen.
Ten eerste is het belangrijk om de doelstellingen van het project duidelijk te definiëren voordat je aan het diagram begint. Dit zal helpen bij het identificeren van de juiste stappen en taken die moeten worden uitgevoerd. Tijdens het maken kan je ervoor zorgen dat alle doelen nageleefd worden.
Daarnaast is het handig om kleuren en symbolen te gebruiken om de verschillende elementen in het diagram te onderscheiden en de informatie overzichtelijk te presenteren. In het template van manageproject maken we gebruik van blauw, roze en oranje.
Zorg er ook voor dat het workflow diagram up-to-date blijft gedurende het project. Dit betekent dat eventuele wijzigingen of toevoegingen aan de stappen en taken op tijd worden bijgewerkt in het diagram.
Tot slot is het aan te raden om het diagram regelmatig met het projectteam te delen, zodat iedereen op de hoogte is van de voortgang en er geen misverstanden ontstaan.
Alternatieven voor workflow diagrammen
Er zijn verschillende alternatieven die gebruikt kunnen worden om projecten effectief te beheren.
Een van deze alternatieven is het gebruik van Gantt charts, die een overzicht geven van de taken, de duur en de afhankelijkheden tussen verschillende taken. Deze charts zijn handig voor het plannen en monitoren van projecten.
Een ander alternatief is het gebruik van Kanban boards, waarop taken visueel kunnen worden weergegeven en verschoven tussen verschillende kolommen om de voortgang te tonen. Dit is vooral handig voor teams die werken aan projecten met veel visuele elementen of samenwerking is vereist.
Tot slot kunnen mindmaps ook worden gebruikt als alternatief voor workflow diagrammen bij projectmanagement. Mindmaps kunnen helpen om complexe informatie te organiseren en verbanden tussen verschillende taken te verduidelijken.
Toekomstige trends en ontwikkelingen
Met de voortdurende technologische vooruitgang en de groeiende behoefte aan efficiëntie in bedrijfsprocessen, zijn er verschillende trends en ontwikkelingen te verwachten op het gebied van workflow diagrammen.
Eén van deze trends is de integratie van artificial intelligence (AI) in workflow diagrammen. Dit kan leiden tot automatisering van het in kaart brengen van bepaalde taken. Hierdoor zal besluitvorming nog sneller en makkelijk worden, omdat processen sneller en foutlozer in kaart gebracht kunnen worden.
Een andere ontwikkeling is de opkomst van cloud-based workflow diagrammen, waardoor teams op afstand kunnen samenwerken aan processen en real-time updates kunnen maken.
Tenslotte zal ook de mobiele toegankelijkheid van workflow diagrammen een belangrijke rol gaan spelen, zodat medewerkers overal en altijd toegang hebben tot de benodigde informatie en processen. Veel workflow programma’s zijn nu nog ontwikkeld voor Desktop, maar het is een kwestie van tijd voordat deze programma’s beter op mobiel beschikbaar zijn.
Gerelateerde artikelen (ook interessant)
- Weergave van een duidelijke Tijdlijn in Powerpoint / Google Slides
- Bouw je eigen Gantt chart / diagram
- Project Charters opstellen wordt een eitje met dit template
