Je bent op zoek naar een template voor een stakeholder map of organigram die de belangrijkste stakeholders van een organisatie identificeert en hun relatie tot een bedrijf in kaart brengt.
In dit artikel wordt uitgelegd wat stakeholder mapping of organigram inhoudt en krijg je de mogelijkheid om gratis templates te downloaden.
Wat is stakeholder mapping?
Stakeholder mapping is het proces omtrent het identificeren en analyseren van alle personen die invloed hebben op een organisatie of project. Eventueel kunnen er ook partijen betrokken zijn bij een project.
Een stakeholder map is een visueel hulpmiddel dat de belangrijkste stakeholders van een organisatie identificeert en hun relatie tot het bedrijf in kaart brengt.
Het is een handige manier om inzicht te krijgen in de belangen, invloed en macht van verschillende belanghebbenden.
Het doel van een stakeholder map
Het doel van een stakeholder map is om een visuele representatie te bieden van de belangrijkste belanghebbenden bij een bepaald project of organisatie.
Door de stakeholders in kaart te brengen, kunnen bedrijven een beter inzicht krijgen in wie er invloed heeft op hun activiteiten en beslissingen. Dit kunnen zowel interne als externe stakeholders zijn.
Dit helpt bij het identificeren van potentiële risico’s en kansen, en stelt organisaties in staat om effectief te communiceren en samen te werken met hun belangrijkste stakeholders.
Een stakeholdermap of organigram (zie hieronder) is ook prettig om in te zien als je aan een project begint. Dat geeft je snel een beeld van alle betrokkenen.
Elementen van een stakeholder map
Een stakeholder map kan bestaan uit verschillende elementen, waaronder:
Belangrijkste belanghebbenden:
Dit zijn de belangrijkste individuen of groepen die direct worden beïnvloed door de beslissingen en activiteiten van een organisatie. Het is belangrijk om hun belangen en standpunten in kaart te brengen om effectief met hen te kunnen communiceren en samenwerken.
Belangen:
Dit zijn de verschillende doelen, behoeften en verwachtingen van de belanghebbenden ten aanzien van het project of de organisatie. Het is belangrijk om een goed begrip te hebben van deze belangen om conflicten te voorkomen en een gezamenlijke basis voor samenwerking te creëren.
Invloed:
Dit verwijst naar de mate waarin een belanghebbende in staat is om de besluitvorming en uitkomsten van een project of organisatie te beïnvloeden. Door de invloed van belanghebbenden in kaart te brengen, kan een organisatie effectieve strategieën ontwikkelen om met hen om te gaan.
Relaties:
Dit gedeelte van de map toont de onderlinge relaties tussen de verschillende belanghebbenden, waardoor gebruikers inzicht krijgen in hoe deze partijen met elkaar verbonden zijn en welke invloed ze op elkaar kunnen uitoefenen.
Geschiedenis van stakeholder mapping
De geschiedenis van stakeholder mapping begint in de jaren 1960, toen het concept voor het eerst werd geïntroduceerd in de academische wereld.
Stakeholder mapping heeft sindsdien een lange weg afgelegd en wordt nu veel gebruikt in zowel de bedrijfswereld als in de non-profitsector.
Wat is een Organigram?
Een organigram is een visuele, schematische weergave van de structuur en hiërarchie van een organisatie. Het toont de verschillende afdelingen, posities en hun onderlinge relaties.
Zo’n diagram biedt inzicht in de verdeling van verantwoordelijkheden en bevoegdheden binnen de organisatie, en hoe informatie stroomt tussen verschillende niveaus.
Het doel van een Organigram
Een organigram kan helpen om de onderlinge relaties binnen een bedrijf of project beter te begrijpen.
Zo helpt het te begrijpen bij wie beslissingsbevoegdheid ligt en welke rollen door welke managers vervuld worden.
Ook wordt het duidelijk wie aan wie rapporteert, zodat uiteindelijk de eigenaar of CEO ook op de hoogte is.
Gratis Templates Manageproject
Manageproject is een platform gemaakt door en voor projectmanagers. Tijdens onze dagelijkse werkzaamheden creëren wij verschillende documenten. Projectmanagers zijn doorgaans ook behulpzaam. Daarom delen wij graag onze bestaande documenten om tijd te besparen en dubbel werk te voorkomen.
Template Roadmap
In het voorbeeld hieronder zie je een screenshot van de stakeholder mapping template van Manageproject.nl.
Klik op de groene knop om te registreren en het template gratis te downloaden.
Gratis Downloaden
✔ 45+ gratis templates
✔ Regelmatig nieuwe templates
✔ Onbeperkt downloaden
Het belang van stakeholder mapping en een organigram
Om verschillende redenen is het uitvoeren van stakeholder mapping van belang bij projectmanagement.
Identificeren van belanghebbenden
Het identificeren van belanghebbenden is een cruciale stap in projectmanagement om ervoor te zorgen dat alle partijen die betrokken zijn bij een project duidelijk in kaart worden gebracht.
Het belang van stakeholder mapping kan niet worden onderschat, omdat het helpt om de behoeften, verwachtingen en invloeden van verschillende belanghebbenden te begrijpen. Door belanghebbenden te identificeren en te analyseren, kan een projectmanager beter inspelen op hun wensen en behoeften, wat de kans op een succesvol project vergroot.
Effectief stakeholder management kan leiden tot een grotere betrokkenheid en steun van de belanghebbenden, wat essentieel is voor het behalen van de projectdoelstellingen. Het is belangrijk om regelmatig te evalueren en bij te werken wie de belangrijkste stakeholders zijn, aangezien dit gedurende het project kan veranderen.
Begrijpen van behoeften stakeholders
Het begrip van de behoeften en verwachtingen van stakeholders is essentieel voor succesvol projectmanagement. Stakeholders kunnen een grote invloed hebben op het project en het is daarom belangrijk om te begrijpen wat zij nodig hebben en verwachten.
Dit helpt om hun betrokkenheid bij het project te vergroten en om eventuele conflicten te vermijden. Door een stakeholder mapping uit te voeren, kunnen projectmanagers een duidelijk beeld krijgen van wie de belangrijkste stakeholders zijn en wat hun belangen zijn.
Hierdoor kunnen zij de communicatie en besluitvorming beter afstemmen op de behoeften van de stakeholders, wat de kans op succes van het project vergroot.Het biedt ook de mogelijkheid om stakeholders te betrekken bij het project en om hun input en feedback te integreren in de planning en uitvoering ervan.
Bepalen invloed van stakeholders
Het bepalen van de invloed van stakeholders op de organisatie is van cruciaal belang bij projectmanagement. Het identificeren en analyseren van stakeholders kan helpen bij het begrijpen van hun belangen, macht en invloed op het project.
Door middel van stakeholder mapping kunnen projectmanagers beter inschatten hoe verschillende belanghebbenden de besluitvorming en voortgang van een project kunnen beïnvloeden. Dit stelt hen in staat om effectieve strategieën te ontwikkelen om de betrokkenheid en ondersteuning van stakeholders te vergroten en mogelijke conflicten te voorkomen.
Daarnaast kan het belang van stakeholder mapping worden gezien in het creëren van een duidelijk beeld van de relaties tussen belanghebbenden en de organisatie, wat essentieel is voor het succesvol uitvoeren van projecten.
Diverse opties
Aan de hand van verschillende methoden is het mogelijk om stakeholder mapping toe te passen bij projectmanagement.
Horizontaal vs. verticaal
Horizontaal en verticaal stakeholder mapping helpen bij het identificeren en analyseren van belanghebbenden en hun relatie met een organisatie.
De horizontale stakeholder map organiseert stakeholders op basis van hun macht en belang, waarbij de belangrijkste stakeholders bovenaan staan en de minst belangrijke onderaan.
De verticale stakeholder map daarentegen organiseert stakeholders op basis van hun relatie met de organisatie, waarbij interne stakeholders bovenaan staan en externe stakeholders onderaan.
Het gebruik van horizontale stakeholder mapping kan organisaties helpen zich te focussen op de stakeholders met de meeste invloed, terwijl verticale stakeholder mapping kan helpen bij het identificeren van stakeholders die een directe relatie hebben met de organisatie.
Het proces van stakeholder mapping of een organigram
Om stapsgewijs een stakeholdermap te kunnen maken, begin je eerst met het identificeren van alle betrokken partijen bij een project of organisatie.
- Stap 1: Maak een lijst van alle stakeholders, inclusief interne en externe belanghebbenden.
- Stap 2: Bepaal per stakeholder de mate van invloed en belang bij het project.
- Stap 3: Orden de stakeholders op basis van hun invloed en belang, bijvoorbeeld in een matrix.
- Stap 4: Stel de stakeholdermap op waarin de stakeholders worden ingedeeld in categorieën zoals ‘machtig en invloedrijk’, ‘machtig maar weinig invloed’, ‘weinig macht maar veel invloed’, en ‘weinig macht en weinig invloed’.
Op deze manier krijg je een overzichtelijke kaart van alle stakeholders en hun positie in het project of organisatie, waardoor het gemakkelijk is om de informatie in te vullen in onze gratis stakeholder mappping template.
Tools voor stakeholder mapping
Met verschillende handige tools wordt het gemakkelijk om stakeholders in kaart te brengen.
Stakeholdermapping matrix
De Stakeholdermapping matrix is een handige tool voor het in kaart brengen van stakeholders. Door middel van deze matrix kunnen organisaties een overzicht krijgen van hun belangrijkste stakeholders en hun onderlinge relaties.
De matrix wordt vaak gebruikt om inzicht te krijgen in de belangen, invloed en betrokkenheid van verschillende stakeholders bij een project of organisatie. Hierdoor kunnen organisaties effectiever communiceren en samenwerken met hun stakeholders.
Een Stakeholdermapping matrix bestaat meestal uit een raster met als assen de belangen van de stakeholders en hun invloed op het project of de organisatie. Hierdoor kunnen organisaties hun communicatiestrategieën en beleid beter afstemmen op de behoeften van hun stakeholders.
Stakeholdermapping software
Stakeholdermapping software is ook een handige tool voor stakeholder mapping. Met deze software kunnen organisaties effectief in kaart brengen wie hun belanghebbenden zijn en hoe zij het beste kunnen worden betrokken bij besluitvormingsprocessen.
Door gebruik te maken van stakeholdermapping software kunnen organisaties een duidelijk beeld krijgen van de verschillende partijen die invloed hebben op hun activiteiten en hoe zij hiermee kunnen omgaan. De software biedt vaak functies zoals het identificeren van stakeholders, het bepalen van hun invloed en belang, en het vaststellen van de beste manier om met hen te communiceren.
Daarnaast kunnen organisaties door het gebruik van stakeholdermapping software potentiële risico’s en kansen identificeren die voortkomen uit de interacties met verschillende belanghebbenden. Dit stelt hen in staat om proactief te reageren op veranderingen in de omgeving en hun stakeholders effectief te betrekken bij besluitvormingsprocessen.
Voordelen van een stakeholder map
Het toepassen van een stakeholder map bij projectmanagement kent verschillende voordelen.
Overzichtelijkheid
Door alle stakeholders in kaart te brengen en hun relaties tot het project duidelijk weer te geven, wordt het overzicht bewaard en kunnen mogelijke conflicten of knelpunten snel geïdentificeerd worden. Dit zorgt voor een gestructureerde aanpak en helpt bij het nemen van beslissingen.
Duidelijkheid van verantwoordelijkheden
Door alle stakeholders in kaart te brengen en hun relatie tot het project te definiëren, wordt het gemakkelijker om te bepalen wie verantwoordelijk is voor welke taken en beslissingen. Dit voorkomt dubbel werk en conflicten binnen het team, omdat iedereen weet wat er van hen wordt verwacht.
Het simpel bijwerken en aanpassen
Een stakeholder map is eenvoudig bij te werken en aan te passen is. Omdat projecten vaak dynamisch zijn en stakeholders kunnen veranderen, is het belangrijk om een tool te hebben die gemakkelijk te bewerken is.
Nadelen van een stakeholder map
Nadelen van het gebruik van een stakeholder map bij projectmanagement zijn onder andere dat het kan leiden tot een te simplistische weergave van de werkelijkheid. In de realiteit zijn de verhoudingen vaak complexer dan op een visuele weergave.
Het classificeren van stakeholders in categorieën kan leiden tot het overslaan van belangrijke nuances en subgroepen binnen de stakeholders. Dit kan leiden tot miscommunicatie en het negeren van kritieke stakeholders die invloed kunnen hebben op het project.
Een ander nadeel is dat een stakeholder map statisch is en niet altijd up-to-date blijft. Stakeholders en hun belangen kunnen veranderen gedurende het project, maar de map blijft hetzelfde. Hierdoor kan het zijn dat cruciale informatie over het hoofd wordt gezien en beslissingen worden genomen op verouderde gegevens.
Tips voor een top weergave
Zorg voor een super organigram of stakeholder map met onderstaande tips.
Gebruik kleurcodes en symbolen
Door verschillende groepen stakeholders te markeren met verschillende kleuren of symbolen, kan de informatie visueel worden gescheiden en gemakkelijker worden geïnterpreteerd.
Zo kunnen bijvoorbeeld interne stakeholders worden gemarkeerd met blauw en externe stakeholders met groen, waardoor in één oogopslag duidelijk wordt wie tot welke groep behoort.
Wees consistent in opmaak
Door consistent te zijn in bijvoorbeeld de gebruikte lettertypes, tekstgroottes en algehele lay-out van de stakeholder map, wordt de informatie duidelijker en overzichtelijker voor alle betrokkenen.
Consistentie zorgt voor een professionele uitstraling en maakt het gemakkelijker om de stakeholders te analyseren en te begrijpen.
Alternatieven voor stakeholder mapping
Er zijn verschillende alternatieven voor stakeholder mapping die organisaties kunnen gebruiken om inzicht te krijgen in hun omgeving en belanghebbenden.
Netwerkanalyse
Een alternatief voor stakeholder mapping is het gebruik van een netwerkanalyse om de relaties tussen verschillende belanghebbenden in kaart te brengen.
Door te kijken naar de verbindingen en interacties tussen stakeholders, kunnen organisaties een beter begrip krijgen van de dynamiek in hun omgeving en de invloed die bepaalde stakeholders kunnen hebben.
Scenario-analyse
Een scenario-analyse is een ander alternatief voor stakeholder mapping, waarbij organisaties verschillende toekomstscenario’s ontwikkelen en de impact van deze scenario’s op hun belanghebbenden evalueren.
Op basis van deze analyse kunnen organisaties anticiperen op mogelijke veranderingen in hun omgeving en proactief handelen om hun belangen te beschermen en te bevorderen.
Gerelateerde artikelen (ook interessant)
- Creëer een Project Status Report voor een duidelijk, compact overzicht van de huidige status van jouw project
- Maak een grafisch overzicht van processen met onze Workflow Diagram
- Project Briefing Template: Alle project benodigdheden in het kort omschreven
