Zoek je een template van een project briefing waarin alle belangrijke details van een goede start van een project project kunnen worden gedocumenteerd? In dit artikel kan je onze gratis template downloaden en kan deze als leidraad voor alle betrokken partijen van jouw project dienen. Kickstart je project!
Wat is een project briefing?
Een project briefing is een document dat de doelstellingen, inhoud, deadlines, budget en andere belangrijke details van een project omschrijft. Het is een essentieel onderdeel van het projectmanagementproces en dient als een leidraad voor alle betrokken partijen.
Een briefing vormt doorgaans het begin van een project. Vanuit dit document kan een project starten.
Een goede project briefing bevat informatie over de doelstellingen van het project, de gewenste resultaten, de benodigde middelen en de verantwoordelijkheden van iedereen die betrokken is bij het project. Het is belangrijk dat de briefing zo duidelijk en concreet mogelijk is, zodat er weinig ruimte is voor eigen interpretatie.
Door een project briefing op te stellen en te volgen, kunnen projecten efficiënter en effectiever worden uitgevoerd, waardoor de kans op succes wordt vergroot en eventuele obstakels kunnen worden overwonnen. Het is een cruciaal instrument in het projectmanagementproces en mag niet over het hoofd worden gezien.
Als een briefing onduidelijk is is het gebruikelijk dat de opdrachtnemer een debrief terugstuurt. Dat is een lijst met vragen over de briefing. Als die beantwoord zijn is het voor zowel opdrachtnemer als opdrachtgever duidelijk wat de bedoeling is.
Verschil Project Charter, Briefing of PID
Een project charter, project briefing en project initiatie document lijken erg op elkaar. Elk van deze documenten biedt een goede basis voor de start van een project.
Een project charter is doorgaans wat breder ingestoken, de project brief meer een samenvatting en een project initiatiedocument het meest gedetailleerd. Alle verschillen tussen deze documenten kan je hieronder vinden.
Mijn advies is om voor het document te gaan dat het best bij de beschikbare tijd past. Als je beperkt bent in je tijd is een briefing prima om een project goed op te starten. Mocht je meer tijd beschikbaar hebben of is het een specifieke wens van de opdrachtgever, maak dan een project charter of project initiatiedocument.
Het doel van een project briefing
Het doel van een project briefing is om ervoor te zorgen dat alle teamleden en belanghebbenden een duidelijk begrip hebben van wat er van hen wordt verwacht, en om eventuele verwarring of misverstanden te voorkomen.
Het helpt om de verwachtingen te managen en om ervoor te zorgen dat het project op schema blijft.
Elementen van een project briefing
Allereerst is het belangrijk om de doelstellingen van het project duidelijk te definiëren. Deze doelstellingen moeten specifiek, meetbaar, haalbaar, relevant en tijdgebonden zijn.
Verder moeten ook de randvoorwaarden en uitgangspunten van het project helder worden beschreven, zoals het beschikbare budget, de deadline en eventuele beperkingen.
Daarnaast is het ook van groot belang om de doelgroepen van het project in kaart te brengen en hun belangen te begrijpen. Dit helpt bij het creëren van de juiste insteek van het project en het voorkomen van dat het project niet aanslaat. Hierbij vermeld je ook in welke toon en berichtgeving je wilt communiceren aan de doelgroep.
Tot slot is het raadzaam om ook de risico’s en afhankelijkheden van het project te benoemen, zodat hier tijdig op ingespeeld kan worden.
Geschiedenis van project briefing
Project briefing heeft een lange geschiedenis die begint met de opkomst van projectmanagement als een erkende discipline in de jaren 1950 en 1960.
Op dat moment werden projecten steeds complexer en grootschaliger, waardoor er behoefte ontstond aan gestructureerde en georganiseerde manieren om deze projecten te beheren.
Met de groei van projectmanagement als discipline groeide ook het belang van een goede project briefing. Vandaag de dag is een project briefing een standaardprocedure bij de start van elk project.
Gratis templates Manageproject
Manageproject is een platform dat specifiek is gemaakt voor en door projectmanagers. Tijdens ons werk creëren we diverse documenten. Projectmanagers zijn bekend om hun bereidheid om anderen te helpen, daarom delen we graag onze documenten om tijd te besparen en dubbel werk te voorkomen.
Template Project Briefing
Hieronder zie je een afbeelding van de project briefing template van Manageproject.nl
Klik op de groene knop om je aan te melden en het template gratis te downloaden.
Gratis Downloaden
✔ 45+ gratis templates
✔ Regelmatig nieuwe templates
✔ Onbeperkt downloaden
Wie is betrokken bij een project briefing?
Allereerst zijn de opdrachtgevers betrokken bij de briefing. Zij spelen een cruciale rol bij het definiëren van de doelstellingen, het budget en de tijdslijn van het project. In eerste instantie zal een opdrachtgever de briefing opstellen.
Daarnaast worden ook de projectmanagers betrokken bij de briefing. Zij zorgen voor de coördinatie en planning van het project en bewaken de voortgang ervan. Een projectmanager zorgt dat de briefing bij het team beland en dat iedereen op de hoogte is van de inhoud ervan. De projectmanager reikt ook meestal een template briefing aan, zodat de opdrachtgever eenvoudig een goede briefing kan maken.
Verder zijn ook de uitvoerende specialisten betrokken bij de project briefing, omdat zij verantwoordelijk zijn voor het bedenken en uitvoeren van de concepten. Zij keuren de briefing vaak voordat het project start. Het is gebruikelijk dat zij een ‘debrief’ maken naar de klant. Dat zijn vragen over de inhoud van de briefing. Als die beantwoord zijn is de aanname dat alles duidelijk is en kan het project starten.
Hoe maak je een goede project briefing?
Wanneer je een project start, is het essentieel om een duidelijke project briefing te hebben. Dit zorgt ervoor dat alle betrokken partijen over dezelfde informatie beschikken en dat het project soepel verloopt.
Hier volgt een stapsgewijze handleiding voor het maken van een gestructureerde project briefing bij projectmanagement.
Identificeer de doelstellingen
Begin met het bepalen van de doelstellingen en het beoogde resultaat van het project. Dit helpt om de focus te behouden en om te bepalen of het project succesvol is geweest. Benoem hierbij ook de KPIs (key performance indicators) zodat alle doelen meetbaar zijn.
Bepaal de scope van het project
Definieer duidelijk wat wel en niet binnen de scope van het project valt. Dit voorkomt verwarring en zorgt ervoor dat iedereen weet wat er van hen wordt verwacht. Daarmee bedoelen wij: Wat moet het project wél opleveren, en wat niet. Omschrijf beide in je briefing.
Maak een planning
Stel een gedetailleerde planning op met alle taken, milestones en deadlines. Dit helpt om het project binnen de gestelde tijdlijnen te voltooien en om eventuele knelpunten tijdig te identificeren.
Integratie met planning en communicatie
Door ervoor te zorgen dat het hele team volledig op de hoogte is van de doelstellingen, scope en vereisten van het project, kan er efficiënter gewerkt worden en kunnen mogelijke problemen vroegtijdig worden opgelost.
Het is belangrijk om de project briefing op te nemen in de centrale server, Dropbox of Gogole Drive zodat alle teamleden er gemakkelijk toegang toe hebben en het als referentie kunnen gebruiken gedurende het project.
Daarnaast is het ook cruciaal om regelmatig te communiceren met het team over eventuele updates of veranderingen in de project briefing. Op die manier kunnen alle teamleden op de hoogte blijven en kunnen ze hun werkzaamheden aanpassen indien nodig.
Open en duidelijke communicatie over de project briefing kan ervoor zorgen dat het hele team op één lijn blijft en gezamenlijk naar hetzelfde doel werkt.
Tips voor het invullen van een briefing
Met onderstaande tips zorg je ervoor dat jouw project briefing zo effectief mogelijk is.
De opdrachtgever vult de briefing in (niet de projectmanager)
Een projectmanager kan aan het begin van het project een handje helpen door een briefing template beschikbaar te maken voor de opdrachtgever. Het is wel echt de bedoeling dat de opdrachtgever de briefing invult. Hiermee dwing je hem/haar goed na te denken over de vraag die speelt. Doe je dat niet dan krijg je waarschijnlijk een magere briefing waardoor er veel onduidelijkheid zal ontstaan later in het project.
Wees zo gedetailleerd mogelijk
Hoe meer informatie jouw opdrachtgever kan verschaffen in de project briefing, hoe beter. Zorg ervoor dat alle aspecten van het project worden belicht en dat er geen ruimte is voor interpretatie. Het gebruik van een template helpt hierbij, zodat het voor de opdrachtgever duidelijk is wat zij moeten beschrijven.
Laat ruimte voor creativiteit
Hoewel het belangrijk is om gedetailleerd te zijn, is het ook goed om ruimte te laten voor creativiteit. Geef de specialisten die uiteindelijk aan het project werken wel nog de vrijheid om met nieuwe ideeën te komen en hierop in te spelen.
Realistische planning
Zorg ervoor dat de planning in de projectbriefing realistisch is en rekening houdt met mogelijke obstakels en vertragingen. Dit helpt om realistische verwachtingen te creëren en het project op tijd af te ronden.
Mocht je opdrachtgever een planning aanvragen die onhaalbaar is, dan mag je dat teruggeven. Het belangrijkste argument daarbij is dat kwaliteit boven behouden moet blijven.
Voordelen van een project briefing
Het gebruik van een project briefing bij projectmanagement heeft verschillende voordelen.
Creëren van duidelijkheid en richting
Het creëren van duidelijkheid en richting binnen het projectteam is een essentieel voordeel van het gebruik van een project briefing bij projectmanagement.
Door een duidelijke projectbrief op te stellen, kan het team een beter begrip krijgen van de doelstellingen, taken en verwachtingen van het project. Hierdoor kunnen eventuele misverstanden worden voorkomen en kan iedereen gericht aan de slag gaan.
Bovendien zorgt een project briefing ervoor dat alle teamleden over dezelfde informatie beschikken. Dit draagt bij aan een efficiëntere samenwerking en verhoogt de kans op een succesvolle afronding van het project.
Verminderen risico en miscommunicatie
Door een gedetailleerde project briefing te creëren, kunnen alle betrokkenen duidelijkheid krijgen over de doelstellingen, scope en verwachtingen van het project. Hierdoor worden potentiële risico’s geïdentificeerd en kunnen ze proactief worden aangepakt voordat ze problemen veroorzaken.
Bovendien helpt een project briefing om miscommunicatie te voorkomen doordat alle teamleden op één lijn zitten en een gemeenschappelijk begrip hebben van de projectvereisten. Dit leidt tot een efficiëntere samenwerking en verhoogt de kans op succesvolle projectuitvoering.
Nadelen van een project briefing
Hoewel een project briefing vaak wordt gezien als een essentieel onderdeel van projectmanagement, zijn er ook nadelen verbonden aan het gebruik ervan.
Ten eerste kan het opstellen van een project briefing te veel tijd in beslag nemen. Het opstellen en bespreken van een uitgebreide briefing kan kostbare tijd van het projectteam in beslag nemen, wat de efficiëntie van het project kan belemmeren.
Daarnaast kan een project briefing onflexibel zijn. Het vastleggen van alle details en vereisten in een briefing kan leiden tot een gebrek aan flexibiliteit in het project. Hierdoor kan het lastig zijn om in te spelen op veranderingen en nieuwe inzichten gedurende het project.
Verder kan een project briefing ook verwarring veroorzaken. Als de briefing niet duidelijk genoeg is of als er onduidelijkheden zijn, kan dit leiden tot misverstanden binnen het projectteam. Dit kan vervolgens leiden tot fouten, vertragingen en een verminderde kwaliteit van het eindresultaat.
Tot slot kan een project briefing het creatieve proces beperken. Door te veel focus te leggen op de vastgestelde doelen en vereisten in de briefing, kan de ruimte voor creativiteit en innovatie worden beperkt. Dit kan ten koste gaan van de originaliteit en effectiviteit van het project.
Alternatieven voor een project briefing
In plaats van de traditionele briefing kunnen projectmanagers ervoor kiezen om brainstormsessies te houden om ideeën te genereren en doelen te stellen. Dit kan resulteren in een meer creatieve aanpak en een groter gevoel van betrokkenheid bij het projectteam.
Daarnaast kunnen workshops worden georganiseerd om de vereisten en verwachtingen van belanghebbenden te bespreken. Op deze manier wordt de input van alle partijen geïntegreerd en kunnen mogelijke conflicten of misverstanden worden vermeden.
Door gebruik te maken van deze alternatieven kunnen projectmanagers een sterker fundament leggen voor het project en de kans op succes vergroten. Een combinatie werkt vaak ook goed. Als een probleemstelling complex is helpt het om een brainstormsessie of workshop te doen na de briefing, zodat alle informatie alsnog duidelijk wordt.
Gerelateerde artikelen (ook interessant)
- Een ijzersterk Project Plan (maken)
- Project Planning (maken)met duidelijke verantwoordelijkheden en fases
- Duidelijke verwachtingen met een Project Charter Template
